Bedrijven registreren alle boekhoudtransacties met behulp van grootboeken. Een grootboek bevat de saldi van elke rekening die het bedrijf gebruikt voor financiële vastlegging en vormt de centrale locatie voor het rapporteren van financiële transacties. Bijkomende grootboeken bevatten gedetailleerde informatie van geselecteerde accounts. Het saldo van elk dochterboek moet gelijk zijn aan het saldo van de overeenkomstige rekening in het grootboek. Er zijn verschillende voordelen wanneer bedrijven subsidiaire grootboeken gebruiken.
Soorten dochterboeken
Bedrijven nemen verschillende soorten dochterboeken op in hun boekhoudsystemen. Gemeenschappelijke dochterboeken omvatten een debiteurenadministratie en een crediteurenadministratie. Een debiteurengrootboek bevat individuele rekeningen die van toepassing zijn op elke individuele klant. Elke creditering wordt samen met elke betaling vastgelegd in het specifieke klantaccount. Elk klantaccount bevat een huidig saldo. De huidige saldi voor alle klanten vormen samen het totale debiteurensaldo. Het crediteurenboek bevat individuele rekeningen voor elke leverancier. Elke ontvangen factuur en elke uitgevoerde betaling wordt geregistreerd voor elk specifiek leveranciersaccount. Elk leveranciersaccount bevat een huidig saldo. De huidige saldi voor alle leveranciers komen overeen met het totale saldo crediteuren.
Gedetailleerde informatie
Een voordeel van het gebruik van een dochterboek omvat de gedetailleerde informatie die wordt bijgehouden in het grootboek. Elke leverancier die is opgenomen in het crediteurenadministratieboek bevat gedetailleerde transactie-informatie. Het grootboek omvat elke factuur, de ontvangen datum, het dollarbedrag en elke betaling die naar de leverancier is gemaild.
Controle
Een ander voordeel van het gebruik van een dochteronderneming grootboek draait om het niveau van controle dat een bedrijf heeft met de financiële informatie die is opgenomen in de dochteronderneming grootboek. Met een debiteurengrootboek kunnen de debiteurenbeheerder en het debiteurenpersoneel de huidige saldi van elke klant beheren. Wanneer een klant een vergoeding betwist, kan het debiteurenmedewerker de transacties binnen die rekening controleren en bepalen of het geschil geldig is.
Beperkte toegang
Het beperken van de toegang van werknemers tot geselecteerde accounts biedt nog een voordeel van het gebruik van dochterboeken. Met behulp van computersystemen kunnen bedrijven de toegang van werknemers tot de specifieke accounts waarvoor ze verantwoordelijk zijn, beperken. De andere werknemers missen de mogelijkheid om de details van rekeningen in het grootboek van de dochteronderneming te zien. Hierdoor kan het bedrijf de vertrouwelijkheid van klanten- of leveranciersaccounts behouden.
