Een budgetvoorstel is een schatting van de toekomstige kosten, inkomsten en middelen over een bepaalde periode. Zowel het bedrijfsleven als bijna alle niveaus van de overheid gebruiken dit soort financiële instrumenten. Een budgetvoorstel kan worden toegesneden op het omgaan met complexe financiële cijfers, zoals die worden gebruikt door de federale overheid, of het kan worden gebruikt met veel kleinere financiële cijfers, zoals een enkel bedrijfsproject.
Kwantificerende doelstellingen
Om succesvol te zijn, moet een begrotingsvoorstel de bedrijfsdoelstellingen kwantificeren en bepalen hoe die doelstellingen kunnen worden bereikt. Een begrotingsvoorstel volbrengt deze taak door benchmarks te creëren gedurende het jaar, waarbij wordt vastgesteld wanneer doelen moeten worden bereikt en het prestatieniveau dat nodig is om die benchmarks haalbaar te maken. Deze benchmarks moeten flexibel zijn, waardoor het bedrijf de mogelijkheid heeft om zijn doelen en prestatieniveaus eenvoudig te verschuiven om meer financieel toelaatbare of ongunstige marktomstandigheden te compenseren.
Het meten van prestaties
Een begrotingsvoorstel moet ook parameters vaststellen voor het meten van prestaties met betrekking tot het behalen van doelen en het voldoen aan benchmarks. Het meten van prestaties kan iets eenvoudigs zijn als maandelijkse verkoopcijfers voor een voorstel voor een klein bedrijfsbudget of zo complex als het nationale werkloosheidscijfer voor het begrotingsvoorstel van de federale overheid. Deze norm helpt het bedrijf de waarschijnlijkheid te voorspellen van het behalen van de doelen die zijn uiteengezet in het begrotingsvoorstel. Een budgetvoorstel met een hoge standaard voor het meten van prestaties heeft mogelijk een lagere kans om doelen te halen dan een budget waarvoor lagere prestatienummers vereist zijn.
Fondsen toewijzen
De toewijzing van middelen is een andere primaire zorg van een begrotingsvoorstel, omdat het beschrijft hoe de verschillende afdelingen van een bedrijf kunnen besteden om doelen te bereiken en te voldoen aan de verschillende benchmarks die in het voorstel worden geschetst. Hoe een budgetvoorstel middelen toewijst aan verschillende afdelingen kan een fel aangevochten probleem zijn in zowel het bedrijfsleven als de overheid. Een budgetvoorstel kan leiden tot minder diensten of programma's om uitgaven te elimineren en geld te besteden aan meer kritische zakelijke afdelingen of overheidsprogramma's. Het opnemen of uitsluiten van programma's kan vaak het verschil betekenen tussen goedkeuring van het budgetvoorstel of ontslag.
Gebruik van risicobeheer
Een budgetvoorstel mag nooit doelen of verwachtingen plannen met perfecte financiële voorwaarden in gedachten. Een begrotingsvoorstel moet strategieën voor risicobeheer omvatten om een bedrijf of een overheidsdivisie te helpen zijn doelen te bereiken en knelpunten te vermijden. Strategieën voor risicobeheer kunnen het reserveren van financiën zijn om meer kapitaal te besteden aan projecten waarvoor meer geld nodig is of de mogelijkheid om slecht presterende afdelingen met andere afdelingen die de werkdruk op zich nemen, af te sluiten.
