Elk bedrijf dat een product verkoopt, heeft inventaris. De producten moeten nauwkeurig worden geprijsd om de winst te maximaliseren en om concurrerend te zijn ten opzichte van marktconcurrenten. Om dit te doen, moeten de waarde van de producten en de kosten om ze te produceren bekend zijn. Hier zijn twee methoden om deze essentiële informatie vast te leggen en bij te houden: de permanente en periodieke voorraadsystemen.
Voorraad gedefinieerd
De meeste denken aan voorraad als het aanbod van artikelen die te koop worden aangeboden. Hoewel dit waar is, is voorraad ook de naam voor de verschillende accounts waarin de accountant of boekhouder deze informatie registreert. Een detailhandelaar die afgewerkte producten koopt en deze doorverkoopt, heeft mogelijk een relatief eenvoudig inventarissysteem; fabrikanten zullen veel meer accounts hebben om de waarde van onderhanden werk bij te houden en de waarde van de grondstoffen die in het productieproces worden gebruikt.
Perpetual inventory systeem
Met een permanent voorraadsysteem worden alle transacties op de inventarisrekening geregistreerd zodra ze zich voordoen. Het rekeningsaldo geeft de aanwezige voorraad op elk moment weer. De fysieke vertraging bij het vastleggen van de transacties is alles dat het saldo in de account van real-time scheidt. Met technologische oplossingen, zoals scanners voor verkooppunten, kan deze vertraging heel klein zijn. Omdat voorraadtellingen en waarden constant worden bijgehouden, is er geen fysieke inventarisatie vereist voor het permanente systeem.
Periodiek voorraadsysteem
Het periodieke systeem gebruikt meerdere accounts om onder meer verkopen, aankopen van nieuwe producten en klantenrendementen vast te leggen. Deze accounts worden bijgehouden tot het einde van de voorraadperiode - die maandelijks, driemaandelijks of een ander tijdsbestek kan zijn dat door het bedrijf is bepaald - en vervolgens zijn afgestemd op de voorraadrekening. Op dat moment worden de transactierekeningen op nul gesteld ter voorbereiding van de volgende inventarisperiode. Een periodiek inventarissysteem vereist ook een fysieke telling van de inventaris aan het einde van de periode. Alle noodzakelijke aanpassingen aan de voorraadrekening worden gemaakt en de periode is voltooid.
Regulatory Oversight
Voorraad is een troef, net als geld en onroerend goed. Net als andere activa kan voorraad worden gemanipuleerd door gewetenloze managers. De Sarbanes-Oxley-wet van 2002, die werd opgesteld naar aanleiding van de schandalen in de publieke boekhouding, codificeerde de eis dat de door een bedrijf vrijgegeven informatie in alle materiële opzichten juist is. Bedrijven moeten controleren of de bestaande interne beheersingsmaatregelen adequaat zijn en werken, en dat alle financiële overzichten juist zijn. Sancties worden getroffen voor niet-naleving. De wet heeft grotendeels het vertrouwen hersteld in de nauwkeurigheid van informatie die beschikbaar is voor potentiële investeerders.
Hoe te kiezen
De belangrijkste factor bij het beslissen of het periodieke of permanente systeem moet worden gebruikt, is het vermogen van het bedrijf om verkoopgegevens op te nemen als het gebeurt. Technologie maakt dit waarschijnlijker dan ooit tevoren, dus veel bedrijven zullen kiezen voor het eeuwigdurende systeem. Een bedrijf dat om wat voor reden dan ook daartoe niet is toegerust, kan kiezen voor het periodieke systeem. In beide gevallen zijn de regels voor voorraadboekhouding onderworpen aan de geldende wetgeving en normen voor de boekhoudsector, die in de Verenigde Staten bekend staan als algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP).
