Best practices voor contractbeheer bevelen regelmatige nalevingsgerichte audits aan. In tegenstelling tot audits van jaarrekeningen, die doorgaans jaarlijks plaatsvinden, vinden echter vaker contractbeoordelingen plaats. Een auditplanning voor engineering- en constructiecontracten omvat bijvoorbeeld vaak maandelijkse betalingsaudits, evenals kwartaal-, halfjaar- of jaarlijkse audits voor langere projecten. Als u de procedures voor compliance-auditing volledig begrijpt, neemt de kans toe dat u fouten zult maken die anders zouden kunnen resulteren in verspillende uitgaven en kostenoverschrijdingen.
Stel auditdoelen vast
Wanneer de beoordeling plaatsvindt binnen de contractlevenscyclus, worden de controledoelstellingen bepaald. Een controle-audit - een audit die plaatsvindt in het begin van de contractlevenscyclus - is meestal gericht op het evalueren van de processen en interne controles van de aannemer. Het doel is om de communicatie te verbeteren en processen te identificeren en stroomlijnen die risico lopen door te hoge uitgaven. Een herstelcontrole - een audit die maandelijks plaatsvindt of voordat de definitieve contractbetaling verschuldigd is - zoekt naar factureringsverschillen, zoals ongeldige, overdreven en dubbele kosten. Het doel is om fouten in de facturering te voorkomen en te veel betaalde bedragen terug te vorderen.
Stel het auditteam samen
Bij het bepalen van de grootte en samenstelling van het auditteam, moet u kijken naar de omvang en complexiteit van het contract. Minstens, zowel controle- als recovery-auditteams moeten de contractmanager, een vertegenwoordiger van de boekhoudafdeling en een neutrale derde partij omvatten. Grote of complexe contracten kunnen echter aanvullende teamleden vereisen die bekend zijn met contractbeheer en controleprocedures. Als de audit frauduleuze activiteiten blootlegt, kan het nodig zijn om een ervaren forensisch accountant of fraude-onderzoeker in te schakelen.
Controle auditprocedures
Een controle-audit kijkt voornamelijk naar facturerings- en betalingsprocedures en preventieve controles. De procedures omvatten een intensieve herziening van het contract en zowel de aannemers als de crediteurenadministratie voor facturering en betalingsgegevens. Bij de beoordeling wordt gekeken naar adequate interne controles zoals scheiding van taken, een autorisatiesysteem en informatiebeveiliging. Tests kunnen bestaan uit het maken, verwerken en betalen van een voorbeeldfactuur, waarbij vaak intentionele fouten worden geïntroduceerd om te zien of de bestaande controles effectief zijn.
Recovery Audit Procedures
Maandelijkse herstelcontroles combineren het laatste jobkostenrapport van de aannemer met de bedragen die in de lopende periode zijn gefactureerd. Auditors starten met het beoordelen van het jobkostenrapport en het vergelijken met contractvoorwaarden en betalingsvoorwaarden. Op basis van de aanwezigheid van rode vlaggen kunnen auditors slechts een paar of veel voorbeeldtransacties selecteren en testen voor verschillende soorten kosten, zoals arbeidskosten, materialen, administratieve en overheadkosten. Transactietests bestaan meestal uit herberekeningen en het construeren van audit trails. Volgens KPMG, een audit-, belasting- en advieskantoor, zoeken accountants naar verschillen zoals aanzienlijke overuren, herindelingen van kosten, kostenopbouw, ongebruikelijke of ontbrekende kostenomschrijvingen, grote of ongebruikelijke bedragen, kosten die zijn gemaakt voordat het contract begon en overhead voor thuiskantoren. kosten.
Maak een vervolgverslag
Na de audit bereidt het team een eindrapport voor aan de ondernemer en de aannemer, meestal in een persoonlijke vergadering. Hoewel de bevindingen bepalen hoeveel informatie het rapport bevat, ligt de nadruk op het identificeren, uitleggen en aanbevelingen doen voor het corrigeren van discrepanties of inefficiënte procedures. Accountants geven ook de doelstellingen aan, alsook uitleg over contractbeoordeling en controleprocedures.
