Audits worden uitgevoerd door bedrijven, overheidsinstanties en accrediterende instanties om te beoordelen of individuen en bedrijven de gewenste resultaten behalen, nauwkeurig documenteren en voldoen aan vastgestelde normen. Daarnaast kunnen audits helpen bij het identificeren van verbeterpunten. De audit kan worden uitgevoerd door bepaalde stukjes informatie te beoordelen en de resultaten te evalueren.
Het gebruik van een checklist om een audit uit te voeren, geeft vorm aan de details van wat er moet worden gezocht in een audit, hoe de resultaten moeten worden gemeten en biedt een documentatieproces voor de audit.
Bepaal wat u precies wilt controleren en hoe auditing haalbaar is. Overweeg de uitkomsten die u wilt bereiken en wie het beste is om de audit te voltooien. Als u bijvoorbeeld de prestaties van een callcentermedewerker wilt controleren, kunt u de gemiddelde telefoonoproepstatistieken van een persoon tijdens een normale week beoordelen om te controleren of deze aan de bedrijfsnormen voldoen.
Documenteer de vragen die een definitieve respons zullen beantwoorden die kan worden gemeten of gescoord. Als u bijvoorbeeld een beleid tegen accreditatienormen controleert, vraagt u op uw checklist: "Vereist dit beleid dat het bedrijf xxx gebruikt?" (Geef de vereiste van de accreditatienorm op).
Ontwikkel metingen die overeenkomen met elk gebied van uw audit en bepaal de scoremethode. Als u bijvoorbeeld controleert of medewerkers een bepaalde training al dan niet hebben voltooid, is het antwoord op uw vraag een ja of nee antwoord. Maak een methodiek om een algehele score of score voor slagen / mislukken te behalen.
Maak een controlelijstdocument of softwareprogramma om de resultaten van elke audit vast te leggen. Documentatie van uw audit is belangrijk om aan te tonen dat u alle aspecten van de audit hebt voltooid en elk element hebt gescoord.
Voltooiing van de kwaliteitsgarantie testen om te bepalen of de criteria in uw audit geldig zijn en zinvol zijn voor de resultaten die u wilt bereiken. Als de audit consequent mislukt of niet de gewenste resultaten oplevert, evalueert u of u de audit correct uitvoert. Als u bijvoorbeeld de systeemdocumentatie controleert en de controle herhaaldelijk mislukt, moet u bepalen of u het juiste gedeelte van het systeem bekijkt waar de informatie moet worden vastgelegd.
