Bij het managen van een project, is de bottom line weten wat de deliverables met zich meebrengen. 'Deliverables' is een verzamelnaam die je altijd hoort in het bedrijfsleven, en het zou gemakkelijk zijn om te denken dat het verwijst naar fysieke producten die je ontvangt, maar het is veel uitgebreider dan dat.
Wat zijn deliverables?
In essentie zijn deliverables de output van een project. Maar er zijn een paar soorten deliverables: interne en externe deliverables en project- en procesresultaten.
Externe deliverables zijn de diensten of producten die een klant of klant een bedrijf heeft aangesteld om te leveren. Het is iets dat door uw bedrijf wordt gecreëerd om inkomsten te genereren voor het bedrijf.
Interne deliverables zijn taken en werkzaamheden die binnen het bedrijf zijn voltooid en niet door de klant worden uitgevoerd, maar een vereiste voor een succesvolle bedrijfsvoering. Het indienen van belastingen, het doen van papierwerk en het beheren van accounts worden alle als intern beschouwd. Interne deliverables zullen nooit het bureau van een klant kruisen, maar ze kunnen worden geproduceerd voor autoriteiten zoals de IRS of licentiegevers. Ze zijn nog steeds binnen (intern) uw bedrijf of nodig voor het runnen van uw bedrijf.
Project deliverables en proces deliverables vallen beide onder de categorie externe deliverables omdat ze betrekking hebben op klantgericht werk.Project deliverables zijn klantgerichte resultaten; alle producten en diensten die als gevolg van het project aan de klant moeten worden geleverd.
Procesresultaten, aan de andere kant, zijn alle uitgevoerde werkzaamheden om het projectresultaat te voltooien. Het zijn documenten, plannen, mock-ups, eventuele verduidelijkingen van de scope en zelfs de uitsplitsingen van de werkstructuur die voor het interne team zijn gemaakt.
Project Deliverables begrijpen
Wanneer klanten of klanten een bedrijf inschakelen om een service te verlenen of een product aan hen te verkopen, is het resultaat dat zij ontvangen het projectresultaat. Het kan een fysiek product zijn, maar het kan ook iets ongrijpbaars zijn, zoals een service, een rapport of een computerbestand.
Wanneer een luchtvaartmaatschappij bijvoorbeeld Boeing inschakelt om een nieuw vliegtuig voor hen te bedenken, zullen ze specificeren wat ze van het vliegtuig nodig hebben - van de grootte, tot zitplaatsen en het ontwerp. Het vliegtuig wordt het product. En als een bedrijf een interne conferentie houdt en een transcribent inhuurt om de gebeurtenis vast te leggen en te documenteren, zijn hun transcriptiebestanden ook deliverables.
Deliverables kunnen creatieve output, hardware, software, documenten, apparatuur en andere diensten zijn. Het kunnen kortlopende banen zijn of massaal complexe langetermijnprojecten.
Hoe duidelijker deliverables worden gedefinieerd in projectcontracten, hoe soepeler het leveringsproces verloopt.
Definiëren van Project Deliverables
Het is niet genoeg om te zeggen wat het is dat aan het einde van het project zal worden geleverd. Het is van essentieel belang om een duidelijke scope, kosten en tijdlijnen te hebben die zijn uiteengezet in het deliverables-contract, zodat beide partijen het eens zijn over wat wordt geleverd, wanneer het wordt afgeleverd en voor hoeveel.
Stel dat u een contract afsluit voor de levering van een nieuwe bedrijfswebsite voor uw kledingbedrijf. Hoe meer details u kunt verstrekken voor wat u van de website verlangt, hoe groter de kans dat u de door u gewenste resultaten zult hebben.
Daarom moet het uiteenzetten van de deliverables betekenen dat u alle aspecten opgeeft die u nodig hebt van de website:
- Een dynamisch e-commerce-portaal waar klanten kleding in meerdere weergaven kunnen zien met zoomfuncties.
- Klanten kunnen online kopen met creditcards, PayPal en Interac in meerdere valuta's.
- Het integreren van de aggregatie van mailinglijsten staat op het verlanglijstje van de marketingafdeling.
- De productafdeling wil dat de website eenvoudig kan worden bijgewerkt met nieuw product, maar het moet ook de inventaris van het bedrijf 24 uur per dag, 7 dagen per week aanpassen, dus producten worden niet oververkocht of onverkocht gelaten vanwege slechte gegevensregistratie.
Elk van deze aspecten kan worden gedetailleerd in het projectcontract. Procesresultaten worden vervolgens door het projectteam intern bepaald op een manier die het project snel vooruithelpt, zodat aan de deadlines voor externe deliverables kan worden voldaan.
In dit geval kunnen er meerdere deliverables zijn. De eerste is misschien de mock-up van het website-ontwerp, en de tweede deliverable is de werkende website of het wireframe. Het eerste product moet worden goedgekeurd voordat het tweede product kan worden gemaakt en in het contract moeten de acceptatiecriteria voor deliverables worden verduidelijkt.
Stappen bij het definiëren van deliverables
De twee belangrijkste woorden waarmee u rekening moet houden bij het definiëren van deliverables zijn 'specifiek' en 'meetbaar'.
Tijdens de projectplanningsfase zijn er specifieke details, en hier worden de details uiteengezet voor wat het resultaat moet zijn; het leverbare. Zodra de details zijn bevestigd, kunnen de kosten en arbeid worden berekend en een budget door de klant worden goedgekeurd.
Mijlpalen maken deel uit van het "meetbare" aspect van de deliverables, maar ze zijn voor intern gebruik - deliverables van processen - slechts een soort controlepunt op weg naar het voltooien van het project en het vrijgeven van het werk van de klant.
Een ander aspect van het meetbare deel van projectprestaties is dat ze moeten voldoen aan acceptatiecriteria. Hiertoe moet de klant duidelijk zijn in wat hij nodig heeft tijdens het schrijven van het contract, of ze kunnen weinig beloning krijgen als hun deliverables niet voldoen aan wat ze voor ogen hadden.
Basislijnen en mijlpalen
Of je werkt aan een project waarvoor deliverables vereist zijn, of je bent boeiend om deliverables te ontvangen. Op de een of andere manier heeft het project basislijnen en mijlpalen nodig om succes te garanderen.
Projectbaselines kunnen de scope-basislijn, de planningsbasislijn of de kostenbasislijn zijn. Samen vormen ze basislijnen voor prestatiemeting en worden ze niet gedefinieerd totdat de projectplanning is voltooid. Ze moeten een raamwerk voor toezicht zijn als het project van start gaat.
De kostenbasis is het verwachte budget. Scope bestrijkt wat het volledige bereik van het project is en wat de verwachtingen en het resultaat zouden moeten zijn. Het schema is de tijdlijn voor uitvoering en levering. Als, of wanneer, projectdetails veranderen, moet dit worden opgemerkt en moeten de basislijnen worden gewijzigd.
Bij het controleren van de nauwkeurigheid van basislijnen zijn mijlpalen belangrijk. Mijlpalen zijn taken of prestaties die na voltooiing de laatste opleveringen van elk project versnellen. Mijlpalen kunnen grote prestaties zijn, zoals het inlijsten in een nieuw magazijn of het ondertekenen van een contract. Over het algemeen zijn mijlpalen een interne functie, een middel om de voortgang te volgen, zodat het projectteam op het juiste moment blijft voor de einddatum.
Als de mijlpalen van een project worden gemist of baselines verschuiven, betekent dit dat de deliverables de deadline misschien niet halen.
Projectresultaten beheren
Scope creep kan de deliverables doen ontsporen als de scope van het project zich uitbreidt nadat de dingen zijn begonnen. Om dit te beperken, moet duidelijk zijn welke deliverables betrokken zijn bij de initiële projectovereenkomst en indien nodig extra tijd en budget inbouwen als er nieuwe deliverables worden toegevoegd. Zorg ervoor dat u in deze gevallen goedkeuring van alle belanghebbenden krijgt.
Cliënten en andere belanghebbenden kunnen het succes van het project verbeteren via hun input over wat de acceptatiecriteria zouden moeten zijn. Wees duidelijk over het beoogde eindgebruik van de deliverables en wat het doel ervan is, om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de behoeften en vereisten van de deliverables.
Gebruik projectbeheersoftware om iedereen op de hoogte te houden en up-to-date te houden over de voortgang van het project en hoeveel er nog meer moet worden gedaan om het project te voltooien. Dit kan vooral productief zijn wanneer er meerdere externe deliverables zijn. Zorg dat processen, tijdlijnen en doelstellingen expliciet en eenvoudig zijn en delegeer taken.
