De moeilijke taak - het maken van een haalbaarheidsplan - ligt achter je. Nu moet je een begeleidende brief schrijven omdat de beste zakelijke praktijken vereisen dat het meer dan een beetje onprofessioneel is om het plan gewoon in een envelop te stoppen en het te verzenden. Beschouw de begeleidende brief als de finishing touch - de strik op het geschenkpakket, als je wilt - dat laat zien aan de ontvanger dat je om uiterlijkheden geeft en ook over het maken van last-minute wijzigingen in het haalbaarheidsplan.
Selecteer een zakelijk lettertype voor uw brief. Als u symmetrie wilt maken, selecteert u degene die u voor uw haalbaarheidsplan hebt gebruikt. Anders zijn Times New Roman, Arial of Tahoma in 11-punt goede keuzes. Stel 1-inch marges boven, onder en zijkanten in en rangschik de brief in blokstijl, zonder inspringingen.
Typ de kop van het retouradres, met daarin uw adres (niet uw naam) gevolgd door de datum. Dubbele spatie.
Typ het binnenadres of de naam en het adres waarnaar u het haalbaarheidsplan verzendt. Dubbele spatie.
Typ de aanhef. Dubbele spatie.
Schrijf de eerste alinea, samengevat het doel van de brief en zinspeelt op relevante details met betrekking tot het haalbaarheidsplan: "Ingesloten vindt u een haalbaarheidsplan dat schetst (geef de reikwijdte van het plan en het doel ervan) dat ik u graag op namens (de naam van uw bedrijf). "Dubbele ruimte.
Wijs erop dat de ontvanger het plan aandachtig moet lezen en eventuele wijzigingen moet aanbrengen - en binnenkort ook voordat een overeenkomst tot professionele dienstverlening begint. Zorg ervoor dat u een redelijke deadline vaststelt, zodat de ontvanger voldoende tijd heeft voor een zorgvuldige beoordeling, maar niet zo veel tijd dat het plan uit het zakelijke radarscherm kan vallen: "Ik verzoek u met klem het bijgevoegde plan te controleren om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig wordt weergegeven relevante punten. Als dat niet het geval is en u wilt wijzigingen aanbrengen, neem dan zo snel mogelijk contact met mij op (uw telefoonnummer) om ze te bespreken. Zo niet, teken dan het plan op de aangegeven pagina. Ik bel je binnen een week om een aangename tijd te scheppen om het plan op te halen vanuit je kantoor. "Dubbele ruimte.
Schrijf een slotparagraaf die wijst op elke zakelijke relatie die de haalbaarheidsstudie voorspelt. "Ik dank u bij voorbaat voor uw snelle aandacht voor deze kwestie. Nu het haalbaarheidsplan is voltooid, kijk ik ernaar uit om nog vele jaren met u te werken op een productieve en wederzijds voordelige manier. "Dubbele ruimte.
Typ een formele sluiting, zoals: "Oprechte groeten" of "Oprechtheid." Vier keer ruimte.
Type je naam. Ruimte eenmaal. Typ 'Enclosure' (dit verwijst naar het haalbaarheidsplan). Onderteken uw naam in de ruimte tussen de afsluitende en uw getypte naam.
Tips
-
Lees je brief hardop. Vraag dan een vertrouwde collega - bij voorkeur iemand die betrokken is bij het haalbaarheidsplan - om het ook te lezen. Proeflezen en de brief bewerken voordat deze wordt verzonden.
Bewaar een kopie van de brief voor uw bestanden.
