Werken voor een bedrijf kan net zo frustrerend zijn als lonend. Soms bestaan er problemen en lijkt niemand op te merken. Hoewel het rechtstreeks aanpakken van het probleem buiten je verantwoordelijkheidsgebied ligt, zou je als een gewetensvolle medewerker een intern voorstel kunnen formuleren en indienen om het probleem aan te pakken. Het schrijven van een intern voorstel vereist dat u uw aandacht vestigt op hoe uw voorgestelde oplossing geld zal besparen voor het bedrijf.
Identificeer een probleem dat ofwel uw bedrijf geld kost of de productiviteit van uw bedrijf belemmert.
Verduidelijk het probleem en precies waarom het het bedrijf pijn doet. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld teveel uitgeven aan kopieermemo's die net zo gemakkelijk elektronisch kunnen worden gedistribueerd. In dit geval zou u de kosten van het afdrukken, kopiëren en distribueren van deze memo's moeten berekenen, in plaats van de kosten van het eenvoudig e-mailen van de memo's naar een lijst met werknemers van het bedrijf.
Beperk de omvang van het probleem. Als het probleem alleen specifiek is voor een bepaald onderdeel van het bedrijf, zoals onderhoud, salarisadministratie of personeelszaken, moet u dit kenbaar maken. Als u de reikwijdte van het probleem beperkt, wordt aan eventuele revisoren van voorstellen aangetoond dat u uw huiswerk hebt gedaan in de voorbereiding op het aanpakken van dit probleem.
Geef de tijd en frequentie van het probleem op. De eerder genoemde fotokopiërende blunder komt bijvoorbeeld alleen voor wanneer memo's worden verspreid, maar memo's kunnen twee- tot driemaal per dag, eenmaal per week of twee keer per maand worden verspreid. Door de tijd en frequentie in te stellen, kunt u zowel de kosten van het probleem als de besparingen die verband houden met het oplossen van het probleem nauwkeurig voorspellen.
Geef indien mogelijk een overzicht van de reden waarom het probleem bestaat. Bijvoorbeeld, fotokopieermemo's voor distributie hadden een bureaucratische overval kunnen zijn van een vorige supervisor die eenvoudig werd nagebootst en uitgevoerd.
Geef aan hoeveel geld het bedrijf bespaart door het probleem op korte en lange termijn aan te pakken, van maandelijks tot driemaandelijks tot jaarlijks.
Waarschuwing
Betrek een ondergeschikte, collega of leidinggevende niet bij het verstrekken van de geschiedenis van het probleem.
