Goede informatie is cruciaal voor het succes van elke organisatie, of het nu gaat om een groot bedrijf of een liefdadigheidsproject. Een organisatie die geen duidelijk beeld heeft van haar eigen sterke en zwakke punten, kan geen strategie formuleren om de prestaties te verbeteren. Key Performance Indicators, genaamd KPI's, zijn maatstaven voor de voortgang van de eerder afgesproken Missie, Visie en Kritieke Succesfactoren van een organisatie, de zogenaamde CSF's, die zijn geschreven in een strategisch plan. KPI's meten ten opzichte van een benchmark om duidelijke gegevens te verstrekken, waardoor de organisatie effectiever kan werken.
Kwantificeerbare resultaten
KPI's bieden bruikbare informatie omdat ze altijd meetbaar en meetbaar zijn. Als een van de geïdentificeerde CSF's van een hotelbedrijf bijvoorbeeld een hoge bezettingsgraad gedurende het jaar onderhoudt, is een KPI het bezettingspercentage van kamers, gemeten op wekelijkse basis, waarbij het voorgaande jaar als benchmark werd gebruikt.
Afstemming op gemeenschappelijke doelen
Het is vaak moeilijk om alle afdelingen of teams binnen een organisatie op één lijn te houden met gemeenschappelijke doelen. Nadat de missie, visie en CSF's van een organisatie zijn geschreven in een strategisch plan, splitsen KPI's complexe informatie op in begrijpelijke meeteenheden die constante feedback geven over de voortgang van de organisatie. Communicatie van de voortgang naar KPI's zorgt ervoor dat iedereen dezelfde richting op gaat.
Platform voor toekomstige strategieën
Informatie verkregen uit KPI's biedt een platform voor toekomstige strategieën. Als de GSK voor een hotelbedrijf het hele jaar door gebruikmaakt van een volledige kamerbezetting, zal de KPI van het in kaart brengen van het bezettingspercentage gedurende het jaar het management de tijdsperioden laten zien waarin het bijvoorbeeld reclame moet verhogen of kortingen moet aanbieden. Het succes van deze nieuwe strategie kan opnieuw worden gemeten met behulp van de KPI. In de loop van de tijd zal het gebruik van KPI's om CSF's te bereiken de prestaties en de kracht van de organisatie verbeteren.
Incentives voor persoonlijke prestaties
KPI's zijn vaak gekoppeld aan prikkels. Teams of individuen krijgen een stimulans om hun KPI's gedurende een specifieke periode naar een bepaald niveau te verbeteren. Om dit succesvol te laten zijn, moeten de KPI's duidelijk begrepen en meetbaar zijn en moet de rapportage accuraat zijn. De informatie die door KPI's wordt verstrekt, stelt mensen in staat om hun eigen persoonlijke prestaties te verbeteren, samen met die van de organisatie.
