Hoe claim- en aanpassingsberichten te schrijven

Inhoudsopgave:

Het schrijven van claims en bijstellingsberichten vereist voorbereiding en planning voordat u begint met schrijven. Schrijf vanuit een eenvoudige schets om je georganiseerd te houden. Bepaal wat u wilt dat de lezer doet. Wilt u bijvoorbeeld uw geld terug of wilt u dat het product wordt vervangen? Een claimbrief is een manier om problemen met fouten op te lossen die zijn gemaakt en mogelijk een aanpassing nodig hebben. Een aanpassingsbericht is een reactie op een claimbrief die is ingediend tegen uw bedrijf.

Items die je nodig hebt

Receipts
biljetten

Claim bericht

Schrijf over de relevante feiten in de eerste paragraaf. Begin met het probleem. Leg uit wat er precies gebeurde en de reden dat u de claimbrief schrijft.

Geef aan waarom u vindt dat uw claim in de tweede alinea moet worden toegestaan. Vertel de lezer over de details van de claim en de wettelijke verantwoordelijkheden en eerlijkheid. Het product functioneerde bijvoorbeeld niet zoals de advertentie suggereerde.

Start de derde alinea door om actie te vragen. Vraag wat u van de lezer verwacht. Voeg een datum toe waarop je actie verwacht. Bedreig niet, maar leg uit welke extra stappen u kunt nemen als uw verzoek niet wordt ingewilligd. Sluit met een "oprecht" en uw handtekening boven uw afgedrukte naam.

Aanpassingsbericht

Begin uw eerste paragraaf met een goedkeuringszin. Geef de klant eerst het goede nieuws en volg de claim van de klant.

Start de tweede alinea door de fout te verklaren. Verklaar de oorzaak van het probleem. Geef geen schuld. Concentreer u op uw voortdurende inspanningen om fouten en moeilijkheden te voorkomen.

Druk uw waardering uit voor het bedrijf van de klant in de derde paragraaf. Excuses als u vindt dat u dat moet doen. Als u niet in staat bent om aan alle elementen van de gevraagde aanpassing te voldoen, leg dan uit waarom en voeg de nodige details toe over hoe u op de aanvraag zult reageren.

Sluit de brief met "vriendelijke groet" en druk af en onderteken uw naam.

Controleer uw brief om er zeker van te zijn dat de toon vriendelijk is. Probeer niet neerbuigend of gemeen te klinken.

Tips

Bewaar een kopie van uw brief voor uw administratie.

Verstrek als bijlagen documenten zoals facturen, reclamemateriaal of kwitanties die een back-up kunnen maken van wat u schrijft.

Hoe dien ik een claim in bij het nationale netwerk?

National Grid is een aardgas- en elektriciteitsbedrijf dat de noordoostelijke sectie van de Verenigde Staten bedient, namelijk, Massachusetts, New Hampshire, Rhode Island, Nantucket en de staat New York. Soms kan de kracht in deze gebieden uitgaan vanwege ijsstormen en te veel gebruik. Hoewel u geen claim kunt indienen voor ...

Hoe YTD kosten per claim te berekenen

Het management wil meestal weten hoeveel het gemiddeld uitbetaalt voor elke verzekeringsclaim die iemand indient. Dit zijn de kosten per claim van het bedrijf. De kosten per claim zijn de totale kosten voor elke claim gedeeld door het totale aantal claims dat is ingediend. YTD staat voor jaar tot heden. Dit betekent dat je naar alle ...

Hoe een brief te schrijven Een claim weigeren

Wanneer u de claim van een klant ontkent, maakt het opmaken van de weigering van de brief en het opnemen van alle benodigde informatie niet alleen de interactie eenvoudiger. Het kan uw bedrijf ook beschermen tegen een kwade trouwverzekering door transparant te zijn over de ontkenning van de claim.