Het verhuizen van een medisch kantoor is nooit een gemakkelijke taak. U moet dure machines en apparatuur van kantoor naar kantoor overbrengen. Je moet je stafleden blij en productief houden tijdens de verhuizing. En uw patiënten moeten op de hoogte worden gehouden van de nieuwe locatie en uren van uw kantoor. Gelukkig kunt u, door enkele basisregels te volgen, uw medische kantoor soepel laten bewegen.
Huur professionals
Het inhuren van de juiste externe professionals om u te helpen uw kantoor te verplaatsen, is de eerste stap om een vlotte verhuizing van uw kantoor te verzekeren. Topbedrijven zijn duur, maar laat u niet verleiden om deze kosten te beperken. Huur alleen verhuisbedrijven in die uitgebreide ervaring hebben met het verhuizen van medische kantoren. U kunt wat geld besparen door een goedkoper verhuisbedrijf in te huren. Maar wat als die röntgenmachine of een nieuw computersysteem beschadigd is? Die besparingen zullen snel verdwijnen.
Vraag bij het interviewen van potentiële verhuisbedrijven altijd naar referenties. Bel dan die verwijzingen. Het is de beste manier om erachter te komen of de verhuizers efficiënt, coöperatief en bekwaam waren.
Houd werknemers tevreden
Een verhuizing van een medisch kantoor is voor iedereen moeilijk. Dit omvat uw werknemers, vooral als ze helpen met de verhuizing. Het is jouw taak om je personeel blij te houden tijdens deze chaotische tijd.
Als uw medewerkers dozen verpakken of bestanden opslaan op een verhuisdag, zorg dan dat ze voldoende pauzes hebben. Lente ook voor snacks en drankjes gedurende de dag. En beloon hun harde werk met minstens een kleine financiële bonus. Ze zullen je inspanningen waarderen.
Houd patiënten niet in het donker
U wilt niet dat uw patiënten tijd verspillen aan het rijden naar uw oude medische kantoorgebouw om erachter te komen dat het leeg is. Begin uw patiënten over uw verhuizing te informeren lang voordat dit gebeurt. Stuur ze ansichtkaarten met het adres en de openingstijden van je nieuwe kantoor, samen met de datum die wordt geopend. Als uw budget het zich kan veroorloven, stuurt u de koelkastmagneten van uw patiënten met dezelfde informatie.
Zorg ervoor dat u elke patiënt die u ziet over uw verhuizing van het kantoor vertelt. Dit soort interactie resoneert vaak meer met patiënten dan postkaarten en andere mailings.
Eindelijk, stuur een tweede briefkaart na verhuizing van het medische kantoor. Dit levert waardevolle versterking op.
De kleine, maar belangrijke dingen
Je moet tal van kleine maar belangrijke taken aanpakken wanneer je je medische kantoor verplaatst. Voer de juiste telefoontjes uit om te garanderen dat uw stroomvoorziening en andere hulpprogramma's zijn ingeschakeld wanneer u naar uw nieuwe kantoor verhuist. Vergeet niet om uw postadres te wijzigen bij de U.S. Postal Service; als u dat niet doet, kan belangrijke e-mail verloren gaan. Voordat u uw verhuizing voltooit, moet u ervoor zorgen dat al uw visitekaartjes, briefpapier, advertenties en ander drukwerk compleet zijn met uw nieuwe postadres en telefoonnummer.
