Wanneer een bedrijf opneemt, archiveert het de statuten bij een overheidsinstelling. De statuten worden publiek beschikbare informatie. Onwetendheid over hun publieke aard kan leiden tot onbedoelde onthulling van persoonlijke informatie.
Waar artikelen zoeken
Oprichters dienen samen met de staatssecretaris of andere overheidsinstelling die is gespecificeerd in de bedrijfscode van die staat een statuten op te stellen. Iedereen kan een kopie van de statuten voor elk bedrijf krijgen door een bescheiden vergoeding te betalen aan het indieningsbureau. In Arizona en sommige andere staten zijn gescande exemplaren van de statuten gratis online beschikbaar.
Publicatie
Specifieke archiveringsprocedures variëren van land tot land. Naast het indienen bij het staatsagentschap, moeten de oprichters mogelijk de artikelen publiceren in een lokale krant. Een publicatievereiste zal de tekst van de artikelen verspreiden onder iedereen die die editie van de krant krijgt.
Informatie vrijgegeven
Statuten geven de naam van het bedrijf aan, het aantal aandelen dat voor uitgifte is toegelaten en de naam en het adres van een agent voor de betekening van het proces. Afhankelijk van waar het bedrijf is gevormd, kan de wet vereisen dat de artikelen aanvullende informatie bevatten. Adressen vormen een algemene bron van zorg. Een bedrijfsfunctionaris of directeur kan zijn thuisadres vermelden zonder zich ervan bewust te zijn dat dit een openbaar document zal worden.
Andere bedrijfsdocumenten
Na de oprichting kan de staatswet vereisen dat er jaarrapporten worden ingediend met vermelding van functionarissen en directeuren en andere informatie. Jaarverslagen worden ook publiekelijk beschikbaar. De meeste andere bedrijfsdocumenten blijven privé, inclusief statuten, notulen en aandeelhoudersovereenkomsten.
