Het budget is het belangrijkste hulpmiddel dat financiële analisten gebruiken om uitgaven en afwijkingen van het budget te beheren. Door het budget te vergelijken met werkelijke aantallen, kunnen analisten eventuele verschillen tussen gebudgetteerde en werkelijke kosten identificeren. Hoe hoger de variantie, hoe meer hulp er nodig is in termen van management. De beste manier om varianties te beheren is om maandelijkse rapporten en regelmatige vergaderingen te hebben om deze verschillen met management en afdelingshoofden te bespreken. Hiermee kunt u ook specifieke managers verantwoordelijk houden voor het minimaliseren van de budgetvariantie.
Vraag een kopie van het meest recente budget. Het is niet ongebruikelijk dat budgetten voortdurend worden herzien, dus zorg ervoor dat u het meest recente budgetverslag hebt.
Verkrijg het meest recente onkostenoverzicht. In dit rapport worden de werkelijke aantallen afgeschreven door de organisatie. Het afschrijven van een actief betekent dat het wordt afgetrokken van de inkomsten om een netto-inkomen te verkrijgen.
Vergelijk de werkelijke aantallen gerapporteerd door het begrotingsverslag. Onderzoek de reden voor de variantie en identificeer de afdeling of groep die primair verantwoordelijk is voor de variantie. Geef een budgetrapportage aan het management op het hoogste niveau.
Vraag om aanbevelingen voor het afsluiten van de variantie en volg de aanwijzingen van het afdelingshoofd op om de aanbevelingen uit te voeren. Kosten besparen, nieuwe uitgaven vermijden en middelen of mankracht opnieuw toewijzen, zijn enkele methoden om de variantie te sluiten.
Blijf het budget vergelijken met de werkelijke aantallen totdat de budgetvariantie minimaal is.
