Programmabeheer is het proces van het plannen, monitoren, besturen en evalueren van verschillende projecten. Alle projecten worden gecombineerd in een portfolio in een programmabureau, dat controleert hoe elk project kan worden gekoppeld of gerelateerd, de kosten van elk project en ook de risico's die bij elk project zijn betrokken. Op het gebied van programmabeheer staan de outputs of eindresultaten van elk project centraal. Evaluatie van outputs van programmabeheer draagt bij aan toekomstige planning die nodig is om ervoor te zorgen dat de juiste projecten binnen een portfolio worden geselecteerd om de prestaties van de organisatie te maximaliseren.
Projecten beheren
Een van de doelstellingen van programmabeheer is het beheren van verschillende gerelateerde projecten. Als zodanig kunnen projecten op hetzelfde tijdstip of met verschillende tijdsintervallen worden gepland. Een programmabeheerkantoor is verantwoordelijk voor het koppelen van strategieën voor elk van de projecten aan acties die continue verbetering op het gebied van programmabeheer mogelijk maken, evenals een consistentie in zijn werkwijzen en procedures. Het geven van richting aan programmabeheer is erg belangrijk bij het beheer van programma's. Om deze reden richt het Project Management Institute zich op governance op het gebied van programmabeheer.
Bronnen beheren
Een tweede doel van programmabeheer is om efficiënt en effectief middelen te beheren. Dit omvat bronnen die zowel intern als extern zijn aan een programma. Volgens het Project Management Institute is stakeholder management een integraal onderdeel van de middelen voor programmabeheer. Belanghebbenden zijn programmabeheersautoriteiten, managers en eindgebruikers of klanten. Zonder totale deelname van belanghebbenden zal het programmabeheer geen succes hebben. Beheer van middelen is vereist omdat programma's wereldwijd kunnen zijn en bestaan uit complexe activiteiten of taken, vaak met verschillende culturen en geografische regio's.
Risico's en projectkosten beheersen
Andere doelstellingen van programmabeheer omvatten het beheersen van projectrisico's en projectkosten door het uitvoeren van een risicoanalyse. Een risicoanalyse bestaat uit het identificeren, analyseren en prioriteren van risico's om in een programma voordelen te realiseren. Identificatie van risico's vereist documentatie van bekende, actuele gebeurtenissen die van invloed zijn op de kosten, het schema of de algemene prestaties van een project en ook documentatie van gebeurtenissen die zich in de nabije toekomst kunnen voordoen tijdens de levenscyclus van een project. Analyse van risico's maakt een plan mogelijk om strategieën te beperken door te beschrijven hoe risico's kunnen worden geminimaliseerd, geëlimineerd, vermeden of overgedragen aan een andere bron. Zodra risico's voorrang krijgen, worden de kosten van elk project binnen een programma zodanig geconfigureerd dat projecten binnen het budget van een organisatie vallen.
