Het werk van de penningmeester is in veel opzichten de belangrijkste taak in het bestuur van een organisatie. De penningmeester van de club is verantwoordelijk voor al het geld van een club, zowel inkomend als uitgaand, en moet nauwkeurige gegevens bijhouden om te zorgen voor naleving van de wet.
Rechten verzamelen
Het innen van rechten is een bijna universele taak van een penningmeester van de club. De taak om contributie te innen, begint wanneer het jaar van de club begint, of dat nu augustus is zoals het typerend is voor schoolclubs of januari, zoals bij dienstverlenende organisaties. De taak om rechten te innen is eenvoudig, maar vereist een goede administratie. Treasurers moeten een lijst bijhouden van mensen die hun contributie hebben betaald om het clublidmaatschap bij te houden.
Rekeningen betalen
Een van de taken van de penningmeester is het betalen van rekeningen voor de clubs. Op schoolinstellingen kan dit worden gedaan door middel van vorderingen van schoolbeheerders, terwijl in een gemeenschapsorganisatie de club meestal een betaalrekening heeft. De penningmeester moet alle betaalde rekeningen registreren en waarom ze zijn betaald voor het geval er nadere uitleg nodig is.
Een begroting voorbereiden
Het budget is het fundamentele document van een club. Hoewel sommige clubs er de voorkeur aan geven om een evenement te plannen, kun je een manier vinden om het te financieren, want dat kan de club belasten. De penningmeester van de club moet aandringen op het samenstellen van een budget alvorens fondsenwerving te beginnen. Het budget moet alle uitgaven omvatten, zelfs kleine administratieve uitgaven.
Financiële informatie rapporteren
Een typische bestuursvergadering vereist een financieel rapport van de penningmeester van de club. Dit financieel verslag moet de begin- en eindsaldi van alle rekeningen bevatten. Het verzamelde geld moet worden gedekt en de betaalde rekeningen moeten worden vermeld. Het financiële rapport moet gemakkelijk te begrijpen zijn en de penningmeester moet open staan voor het beantwoorden van vragen hierover.
Een opvolger voorbereiden
Wanneer een nieuwe penningmeester wordt gekozen, moet de huidige penningmeester die persoon voorbereiden door het proces van het bijhouden van gegevens uit te leggen en de opvolger alle informatie te laten bekijken.
