Het kan verwarrend zijn als u weet welke documenten u bij de hand moet hebben wanneer u een klein bedrijf exploiteert. Een van die documenten, formulier Wettelijke Inkomstenbelasting W-9 - Verzoek om identificatiecode en certificering van belastingbetalers - geeft een overzicht van belangrijke gegevens die u en de belastingdienst nodig hebben voor bedrijven, onafhankelijke contractanten en degenen aan wie u een betaling doet, inclusief werknemers en leveranciers tijdens het belastingjaar.
W-9 Doel
De IRS beveelt aan dat u alle leveranciers verzoekt om een W-9 in te dienen wanneer u van plan bent om betalingen aan hen te doen van $ 600 of meer, als ze individuen of onafhankelijke contractanten zijn, een nalatenschap of een deel van een binnenlands vertrouwen, samenwerkingsverbanden, bedrijven, een beperkte aansprakelijkheidsorganisatie, verenigingen of organisaties opgericht in of onder de wetten van de VS Het doel van de W-9 is om u de wettelijke naam en het adres van de verkoper en het juiste identificatienummer van de belastingplichtige te geven voor doeleinden van belastingaangifte aan het einde van het jaar op het formulier 1099. De belastinginformatie op het document kan de vorm hebben van een werkgevers-ID, een identificatienummer van een ingezeten buitenaards belastingbetaler of zelfs een sofinummer. Het document moet worden gedateerd en ondertekend door de persoon op de lijst of door een vertegenwoordiger van de rechtspersoon als het een bedrijf is.
IRS-kennisgeving
Nadat u Form-1099-documenten hebt verzonden die betalingen aan verkopers en anderen in de loop van het jaar aangeven op basis van de verzamelde W-9-informatie, stuurt de IRS u een kennisgeving als de informatie op de 1099 niet overeenkomt met zijn records. U moet een tweede W-9 aanvragen bij die leveranciers waarvan de informatie onjuist is. De IRS vereist dat u W-9's bijhoudt voor iedereen aan wie u in een belastingjaar meer dan $ 600 heeft betaald als onderdeel van standaard procedures voor het bijhouden van gegevens, doorgaans maximaal zeven jaar. Maak er een gewoonte van om regelmatig bijgewerkte W-9's bij leveranciers aan te vragen om nauwkeurigheid te garanderen, of ten minste elke keer dat de overheid het formulier bijwerkt of wijzigt.
