Vergaderingen vinden regelmatig plaats in het bedrijfsleven en de minuten zijn de officiële documenten die worden gebruikt om de uitgevoerde acties en beslissingen te registreren. Aangezien notulen in de ogen van het bedrijf officiële documenten worden, is voor eventuele wijzigingen die in de notulen moeten worden aangebracht een addendum vereist. Wanneer u een addendum aanmaakt, moet u weten wanneer en hoe u dit aan de vergadering moet voorleggen en deze aan de officiële notulen toevoegen, zodat u deze wijzigingen niet uit eigen beweging aan het maken bent.
Maak kopieën van de officiële notulen van de laatste vergadering, zodat iedereen die de vergadering heeft bijgewoond, deze kan beoordelen.
Verspreid de minuten op de volgende vergadering. Het is gebruikelijk dat de voorzitter van de vergadering begint met het beoordelen van de notulen van de vorige vergadering. Alle aanwezigen moeten de notulen doorlezen en goedkeuren voordat ze verder gaan. Als iemand iets toe te voegen, te wijzigen of te corrigeren, dan is dit het juiste moment om dat te zeggen.
Noteer de wijzigingen aan de minuten. U kunt de wijzigingen rechtstreeks op uw exemplaar van de notulen schrijven of de notities op een apart vel papier verwijderen.
Laat de leden van de vergadering het eens worden over de voorgestelde wijzigingen in de notulen, die in het addendum zullen worden getoond. Als iedereen het erover eens is, kun je verder gaan met het opstellen van het addendum bij de notulen.
Maak het addendum nadat de vergadering is onderbroken. Het beste is om het addendum meteen na de vergadering te maken, zodat de informatie nog vers in je geheugen zit. Gebruik de notitiesjabloon om in de addenduminformatie te schrijven.
Circuleer de officiële notulen met het bijgevoegde addendum achter de leden van de vergadergroep. Misschien wilt u niet wachten tot de volgende vergadering om dit te doen, voor het geval het ver in de toekomst is. Stuur liever een elektronische kopie van de notulen en het addendum via e-mail naar de groep en laat leden weten dat hun feedback of goedkeuring welkom is. Als iedereen in de groep de minuten met addendum goedkeurt, wordt dit uw nieuwe werkdocument.
Breng de notulen en het addendum naar uw volgende vergadering om de handtekening van uw voorzitter te verkrijgen. De notulen worden pas officieel nadat de voorzitter ze heeft ondertekend.
