Een onderzoeksrapport zal waarschijnlijk worden geschreven door een politieagent of een andere openbare instantie die een verklaring aflegt van iemand die een klacht indient. Het onderzoeksrapport helpt een functionaris om de details van de klacht bij te houden, zodat deze op een later tijdstip kan worden onderzocht en opgevolgd. De persoon die het onderzoeksrapport schrijft, is misschien niet dezelfde persoon die het onderzoek volgt, dus hoe meer details u opneemt in uw rapport, hoe beter.
Vermeld de datum van de klacht boven aan het rapport, samen met eventuele relevante referentienummers.
Leg uit dat de aard van de klacht kort wordt vermeld. Dit omvat de wie, wat, wanneer en waar.
Noteer alle gegevens die door de persoon die de klacht indient, aan u zijn verstrekt. De details kunnen het vermeende hoe en waarom van de klacht omvatten of details die op een later tijdstip moeten worden bevestigd.
Voeg ook details toe die door andere getuigen in het rapport zijn verstrekt. Maak een aantekening wanneer deze details in tegenspraak zijn met die van de oorspronkelijke persoon die de klacht heeft ingediend.
Vermeld het verhaal van de andere partij. De tegenpartij van de klacht moet altijd worden geraadpleegd en de verstrekte gegevens moeten nauwkeurig worden vermeld om ervoor te zorgen dat het rapport eerlijk en evenwichtig is.
Maak een lijst van alle bewijsmateriaal dat u hebt verzameld en dat op enigerlei wijze betrekking heeft op het onderwerp van uw onderzoeksrapport.
Werk het rapport bij naarmate het onderzoek voortgaat. Als er nieuw bewijsmateriaal wordt gevonden of als details juist of onnauwkeurig blijken te zijn, voegt u deze informatie toe aan het onderzoeksrapport.
Typ het rapport. Veel van uw eerste opmerkingen over de klacht zijn waarschijnlijk met de hand geschreven. Vul het onderzoeksrapport echter in met een tekstverwerkingsprogramma.
