Zoals zoveel gebieden in het moderne leven, hebben computers de manier veranderd waarop boekhouding wordt uitgevoerd, zowel voor persoonlijke financiën als voor kleine en grote bedrijven. In plaats van het maken van eindeloze rijen handmatige invoer en het handmatig uitvoeren van berekeningen, hebben computers het accountingproces grotendeels automatisch gemaakt nadat de basisgegevens zijn ingevoerd. Maar geautomatiseerde boekhouding is niet zonder nadeel, en voors en tegens moeten beide worden overwogen voordat het gebruik van geautomatiseerde boekhouding.
Toegenomen productiviteit
Computers staan bekend om hun efficiëntie en boekhouding vormt geen uitzondering op deze regel. Het gebruik van geautomatiseerde boekhouding elimineert dubbele boekingen, met de hand geschreven grootboeken en notities en handmatige berekeningen, waardoor personeelstijd wordt bespaard en hetzelfde personeel grotere aantallen transacties en rapporten kan afhandelen.
Geautomatiseerde rapportgeneratie
In plaats van gedwongen te zijn om standaard financiële rapporten handmatig te maken wanneer ze nodig zijn, zorgt geautomatiseerde boekhouding voor het bijna onmiddellijk creëren van standaardrapporten, zoals rekeningsaldi, proefbalansen, grootboeken, winst- en verliesrekeningen en andere typische rapportagevereisten.
Verbeterde nauwkeurigheid
Omdat er zoveel berekeningen nodig zijn voor nauwkeurige boekhouding, zijn computers een ideale oplossing voor menselijke fouten. Hoewel er nog steeds fouten kunnen worden gemaakt bij het invoeren van gegevens, zullen de berekeningen van de computer de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de bedrijfsrapporten vergroten.
Flexibiliteit en tijdigheid
Geautomatiseerde boekhouding blinkt uit in het manipuleren van gegevens en biedt een flexibiliteit in rapportage en gegevensanalyse die handmatige boekhouding niet kan evenaren. Sterker nog, zolang gegevens tijdig worden ingevoerd, kunnen er direct bijgewerkte rapporten worden gegenereerd waarin de nieuwste informatie van het bedrijf is verwerkt.
Eenvoudige gegevensbescherming
In het geval dat gegevens beschadigd zijn of rapporten beschadigd of verloren zijn, biedt geautomatiseerde boekhouding direct herstel vanaf de back-up, zodat essentiële informatie niet verloren gaat. Digitale back-ups kunnen op locatie of elders worden bijgehouden voor extra bescherming van vitale informatie.
Personeelssatisfactie
Door veel van het routinematige werk met betrekking tot handmatige boekhouding te elimineren, stelt geautomatiseerde boekhouding het personeel in staat zich te concentreren op bredere taken en de tijd die wordt besteed aan saaie, repetitieve taken, zoals handmatige berekeningen, te minimaliseren. Als gevolg hiervan kunnen werknemers een grotere arbeidssatisfactie verwachten.
Initiële kosten
Ondanks vele voordelen, is een nadeel van geautomatiseerde boekhouding de initiële kosten van het opzetten van het systeem. Terwijl de prijs van computers jaar na jaar dramatisch is gedaald, blijft de boekhoudsoftware duur en kan deze duizenden dollars kosten.
Opleiding van het personeel
Geautomatiseerde boekhoudsystemen vereisen ook specifieke softwaretraining voor personeel, waardoor extra trainingskosten voor het bedrijf ontstaan en de tijd die nodig is om het systeem in gebruik te nemen, wordt verlengd voordat het kan worden gebruikt.
Betrouwbaarheid
Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn van nature kwetsbaar voor zaken als computervirussen, stroomuitval en hardwarestoringen die de betrouwbaarheid en beschikbaarheid van het systeem kunnen beïnvloeden. Het corrigeren van computerproblemen zal leiden tot verloren tijd en productiviteit.
Deployment-problemen
Aanzienlijke problemen voor het bedrijf kunnen het gevolg zijn van het niet correct instellen van de boekhoudsoftware of het kiezen van het verkeerde softwarepakket om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen.Ontoereikende of onnauwkeurige rapportage kan leiden tot verloren tijd om het probleem te verhelpen of een nieuwe softwareoplossing te implementeren.
