Een proefbalans is een financiële verklaring die een onderneming aan het einde van een boekhoudperiode opstelt, net voordat ze de boekingen aanpast. Een niet-gecorrigeerde proefbalans wordt als eerste gecreëerd en gebruikt om aangepaste boekingen aan te maken, de boeken te sluiten en de definitieve versies van de financiële overzichten voor te bereiden. Het niet-gecorrigeerde proefevenwicht wordt gecreëerd door de accounts en bedragen van het grootboek van het bedrijf naar het werkblad over te schrijven. De geldrekening wordt vaak beïnvloed door verschillende transacties.
Open het grootboek. Dit moet een spreadsheet- of boekhoudsoftwaardocument zijn dat alle boekhoudtransacties bijhoudt van alle accounts die een bedrijf gebruikt. Als een bedrijf de geldrekening gebruikt voor het verzamelen van betalingen, het verrichten van betalingen en het doen van aankopen, zal er een hoog aantal debet- en creditbedragen zijn waarbij de kasrekening in het grootboek betrokken is.
Maak een T-account aan om het saldo van de geldrekening te berekenen. Een T-account is een T-vormige tafel samengesteld uit twee kolommen. Label de bovenkant van de T met "debit" helemaal links en "credit" helemaal rechts. Schrijf "Cash" helemaal bovenaan om aan te geven dat deze T-account alleen voor contante transacties is.
Begin aan het begin van de periode voor het grootboek en bekijk alle transacties van het bedrijf waarvoor het geldaccount is gebruikt. Voor elke debitering van de kasrekening op het grootboek, noteer dat bedrag in de debetkolom op de T-rekening. Doe hetzelfde voor elke creditering en noteer deze in de credit-kolom op de T-account.
Voeg de debetbedragen toe aan het T-account en totaliseer ze. Doe hetzelfde voor de creditbedragen in de andere kolom en trek vervolgens het totale kredietbedrag af van het totale debetbedrag. Dit brengt u naar uw totale kassaldo, wat een debetsaldo zal zijn als het een positief cijfer is of een creditsaldo als het een negatief cijfer is. Zorg ervoor dat u elke afzonderlijke contante transactie hebt opgenomen en geregistreerd en hebt de wiskunde correct uitgevoerd om onnauwkeurigheden te voorkomen.
Open een nieuw spreadsheet- of proefsaldoboekje. Het moet worden gelabeld met de bedrijfsnaam en -datum en de titel 'Proefbalans'.
Maak een lijst van alle accountnamen van de onderneming aan de linkerkant van de spreadsheet. Kijk naar het grootboek en vermeld de meest liquide activa, meest liquide verplichtingen, aandelen, inkomsten en uitgaven in een sequentiële volgorde. Over het algemeen wordt de kasrekening eerst vermeld omdat dit het meest liquide activum is.
