Wanneer u zaken doet in het buitenland, moet u zich niet alleen bewust zijn van culturele verschillen tussen landen, maar ook uw eigen reactie op die verschillen dienovereenkomstig aanpassen. Dit is met name het geval bij het schrijven van een e-mail naar een Japans bedrijf of een zakelijk prospect waarvan de primaire taal geen Engels is, omdat zelfs een simpele faux pas veel gecompliceerder wordt met een taalbarrière. Door de juiste Japanse e-mailetiquette in een zakelijke omgeving te observeren, toont u aan dat u bereid bent de Japanse cultuur te begrijpen en -bij uitbreiding- uw aanpassingsvermogen aan de behoeften van een bedrijf.
namen
Het toevoegen van het eervolle "-san" na de naam van de ontvanger is een algemene hoffelijkheid, vergelijkbaar met het aanspreken van iemand in Amerika als Mister of Miss. Combineer ze niet, zoals het schrijven van "Mr. X-san ", omdat dit in wezen de lezer begroet als" Mister Mister X ". Onthoud ook dat in Japan de gegeven en achternaam in de tegenovergestelde volgorde van hun Westerse tegenhangers zijn geschreven - de achternaam komt voor de eerste. Als u niet zeker weet welke naam de achternaam van uw ontvanger is, moet u van tevoren weten om een veel voorkomende maar vervelende fout te voorkomen.
Beleefdheid
Zakelijke e-mails in Japan worden over het algemeen geschreven met behulp van de beleefde taal, soms 'keigo' genoemd, tenzij zowel de afzender als de ontvanger elkaar heel goed kennen. Als u niet zeker weet of u Keigo wel of niet gebruikt, is het een goed idee om het te gebruiken totdat de ontvanger u vertelt dat het niet nodig is.
Het feit dat Keigo hoog in aanzien staat en als standaard wordt beschouwd, geeft je een indicatie van de belangrijkheid van beleefdheid in je brief. Hoewel e-mails inderdaad minder formeel zijn dan een gewone brief, is een beleefde begroeting normaal voordat ze in de betreffende kwestie worden geïntroduceerd en wordt ze vaak verwacht. Zelfs iets dat zo klein is als vragen over het weer, zal in dit geval werken.
rijgen
Het wordt in Japan als onbeleefd beschouwd om voortdurend een nieuw bericht op een ouder bericht te kloppen, tot het punt waarop een hele thread is gemaakt. Je hebt dit waarschijnlijk op een forum of twee gezien, waarbij latere antwoorden er vaak uitzien als "Re: re: re: re: subject." Het is een betere keuze om eenvoudig een nieuwe e-mail te maken en naar de vorige in een zin te verwijzen of twee, om de e-mail er schoon en professioneel uit te laten zien.
Japans versus Engels
Als je je voldoende vertrouwd voelt met je Japanse vaardigheden om de e-mail volledig in de taal te schrijven, zal deze optie veel zakenlui op hun gemak stellen. Hoewel Engels een verplicht vak is dat in de loop van meerdere jaren in Japanse scholen wordt onderwezen, leren zelfs Japanse geldschieters de taal nooit op een zakelijk niveau, en ze spreken het niet elke dag behalve in situaties waarin internationale communicatie gebruikelijk is. Als u meer zelfvertrouwen heeft of liever in het Engels schrijft, noteer dan in uw e-mail dat toekomstige communicatie in het Engels zal plaatsvinden, tenzij de ontvanger verzoekt dat ze in het Japans zijn.
Age Gap Alternatives
Hoewel de jongere generatie over het algemeen meer computergestuurd is, worden veel Japanse bedrijven nog steeds geleid door ouderen die misschien niet bekend zijn met, of zelfs niet op hun gemak zijn met, e-mail. Als je weet dat je ontvanger niet bekend is met e-mail, probeer dan een korte brief met een aanbod om meer diepgaand telefonisch te praten of in persoon als het mogelijk is. Op deze manier geef je de kracht om te beslissen aan je lezer, terwijl je je eigen adeptheid laat zien in beide vormen van communicatie.
