Begrotingen vertegenwoordigen de verwachtingen van het management met betrekking tot financiële opbrengsten en kosten gedurende een boekhoudperiode. Periodiek zal het management de gebudgetteerde projecties vergelijken met de werkelijke resultaten en de verschillen analyseren. Dit wordt budget-variantie-analyse genoemd. Door budgetverschillen te analyseren, kan het management de bedrijfsprestaties evalueren en toekomstige verwachtingen formuleren.
Typen budgetvarianten
Varianties worden doorgaans aangeduid als prijsvariaties of grootteverschillen. Prijsverschillen omdat de aankoopprijs of verkoopprijs van een artikel niet was wat het management verwachtte. De verkoopprijsvariatie wordt berekend door het verschil in de werkelijke en verwachte verkoopprijs te vinden en te vermenigvuldigen met het aantal verkochte eenheden. Als een bedrijf bijvoorbeeld 100 widgets verkocht voor $ 90 in plaats van $ 80, zou de variantie $ 1.000 zijn - het prijsverschil van $ 10 vermenigvuldigd met 100 widgets.
Hoeveelheidsverschillen optreden wanneer een verschillende hoeveelheid materialen, arbeid of overheadkosten nodig waren om een item te vervaardigen. Bijvoorbeeld de arbeidsefficiëntievariantie is het verschil tussen de gebudgetteerde uren die nodig zijn voor de productie en de werkelijke benodigde uren, vermenigvuldigd met het loonpercentage. Als een project 50 arbeidsuren kostte in plaats van 40 en de arbeiders het bedrijf $ 60 per uur kosten, is de variantie $ 600 - 10 extra uren vermenigvuldigd met $ 60 per uur aan kosten.
Analyse van budgetverschillen
Na het onderzoeken van de verschillen in elk deel van het budget, evalueren managers hoe significant de variantie is. Een bedrijf heeft misschien een beleid voor variaties onderzoeken die 10 procent meer of minder zijn dan het begrote cijfer, bijvoorbeeld. Inc.com wijst erop dat managers, door alleen significante afwijkingen te onderzoeken, meer impact kunnen hebben en niet in de kleinste details verzanden.
Bij het onderzoeken van varianties zullen managers met leidinggevenden en medewerkers in de overtredende afdeling praten om dit te proberen bepaal de oorzaak. Er kan bijvoorbeeld een variantie in arbeid optreden als de productspecificaties zijn gewijzigd en meer arbeidsuren zijn vereist.
Zodra een manager de reden voor de afwijking ontdekt, probeert hij vast te stellen of de afwijking is ontstaan door tijdelijke problemen of dat deze een meer permanente verandering in de prijs en kosten van het product weerspiegelt. Als het een permanente verandering is die de veranderende omstandigheden weerspiegelt, zal de manager de informatie opnemen in de budgetplanning voor de volgende boekhoudperiode. Inc.com merkt op dat het beter is om dit te doen budgetten regelmatig herzien gebaseerd op nieuwe informatie om budgetten te vermijden die niet overeenkomen met de huidige omstandigheden.
