Bedrijven contracteren met externe bedrijven om een verscheidenheid aan onderhoudstaken op een regelmatige basis te leveren. Deze externe bedrijven omvatten schoonmaakdiensten, plantenverzorging en afvalverwerking. Deze activiteiten vallen buiten de primaire activiteiten van het bedrijf. Door deze verantwoordelijkheden te contracteren, kan het bedrijf zich concentreren op zijn bedrijfsvoering.
Eerste aankoop
Bedrijven sluiten contracten voor vooraf betaald onderhoud af voor meerdere maanden tegelijkertijd. Het bedrijf betaalt het volledige bedrag van het contract vooraf en het onderhoudsbedrijf belooft de service te leveren voor de duur van het contract. Wanneer het bedrijf het contract invoert, registreert het bedrijf het contract als een vooruitbetaald activum in de boekhouding. De accountant registreert dit door het debiteren van "Prepaid Maintenance Contract" en het crediteren van "Cash" voor het betaalde bedrag voor het contract.
Periodieke aanpassing
Aan het einde van elke periode loopt een deel van het contract af. Gedurende de periode biedt de aannemer onderhoudsdiensten aan het bedrijf. Aangezien de volledige betaling al is uitgevoerd, zijn geen verdere betalingen vereist. Het verlopen van het contractgedeelte moet echter wel worden vastgelegd. De accountant bepaalt het bedrag van het contract dat is verlopen door de volledige betaling voor het contract te nemen en te delen door de nummerperioden die door het contract worden gedekt. De accountant debiteert "Onderhoudskosten" en crediteert "Prepaid Onderhoudscontract" voor het dollarbedrag van het vervallen deel van het contract.
Balansrapportage
Prepaid onderhoudscontracten zijn vlottende-activarekeningen. Een vlottende activa zal binnen een jaar worden gebruikt. Een contract voor vooraf betaald onderhoud duurt zelden langer dan een jaar en kwalificeert als een actueel actief. De balans verdeelt de activa in vlottende activa en niet-courante activa. De balans geeft een overzicht van de huidige activa.
Rapportering van de winst- en verliesrekening
De winst-en-verliesrekening communiceert de winstgevendheid van het bedrijf door kosten van inkomsten af te trekken om het nettoresultaat te bepalen. De accountant neemt alle bedrijfskosten voor zijn rekening. Het vervallen gedeelte van het onderhoudscontract of 'Onderhoudskosten' wordt op de resultatenrekening gerapporteerd om te komen tot het netto-inkomen van de onderneming.
