Wanneer u een onderneming heeft, is het belangrijk om een goed inzicht te hebben in de balans van uw bedrijf. Een vooruitbetaalde verzekering zal bijvoorbeeld worden opgenomen onder Activa. Het vertegenwoordigt de verzekeringspremies die vooraf zijn betaald. Aangezien de kosten van de dekking over meerdere jaren worden gespreid, kan dit tot verwarring leiden. Om deze reden gebruiken veel accountants werkbladen om deze aantallen bij te houden en fouten op de balans van vooruitbetaalde kosten te voorkomen.
Wat is een Prepaid-verzekering?
Sommige bedrijven kiezen ervoor om vooraf verzekeringspremies te betalen, bijvoorbeeld voor het volgende jaar. Bedrijfseigenaren kiezen vaak voor deze optie omdat het hen in staat stelt besparingen te realiseren. Hetzelfde geldt voor de meeste vooruitbetaalde kosten, zoals huur. Als u bijvoorbeeld van te voren huur voor uw kantoor betaalt, ontvangt u mogelijk een korting of komt u in aanmerking voor aanvullende zakelijke inhoudingen.
Als de verzekering vooraf is betaald, wordt het bedrag meestal op de balans van de onderneming geboekt. In dit geval maakt uw accountant een vooruitbetaalde huurjournaalingang die bestaat uit:
- Vooruitbetaalde huurrekening (als debet)
- Contant geld (als tegoed)
Aanvankelijk zal de vooruitbetaalde huur of verzekering worden geregistreerd als een actief. Naarmate het verloopt, wordt het als een uitgave geregistreerd.
Hoe prepayment accounting werkt
Vooruitbetaalde verzekeringen worden geregistreerd als een actueel actief, omdat het niet zal worden verbruikt tot een toekomstige periode. Als u al een aantal jaren op voorhand hebt betaald, wordt dit als een langetermijnactiva beschouwd. Aangezien de dekking elke maand of elke boekhoudperiode wordt "verbruikt", wordt deze geleidelijk verplaatst naar de journaalboeking voor vooruitbetaalde kosten. Kortom, het zal niet langer worden beschouwd als een actief, maar als een uitgave.
De meeste accountants geven er de voorkeur aan om geen kleine uitgaven te vermelden op de balans van de vooruitbetaalde kosten, omdat ze moeilijk na te volgen zijn. In plaats daarvan berekenen zij resterende saldi zodra ze een bepaald minimumniveau hebben bereikt of aan het einde van elke boekhoudperiode.
Opnemen op een balans
Aangezien vooruitbetaalde kosten nog niet zijn gemaakt, worden ze geboekt als activa. Uw accountant maakt een aanpassingsitem voor deze uitgaven om deze van het gedeelte Activa naar Uitgaven te verplaatsen. Prepaid-en prepaid-huur vallen bijvoorbeeld onder deze categorie.
U kunt ook vooraf elektriciteit of kantoorbenodigdheden betalen en ze als activa registreren. Als u deze services gebruikt, moet u ze overboeken naar de balans met vooruitbetaalde kosten. De financiële overzichten van uw bedrijf worden niet beïnvloed door de initiële journaalboeking voor vooruitbetaalde kosten.
Voorbeeld van Prepaid-verzekering
Wilson's Widgets heeft 10 mensen in dienst. Hun verzekeringsmaatschappij geeft hen een korting voor het vooruitbetalen van hun premies. Betaal vroeg en de kosten zijn $ 1.000 / jaar. Dit bespaart hen $ 300 per werknemer per jaar, dus Wilson betaalt de $ 10.000 bill elk fiscaal jaar. Aan het begin van het jaar registreert Wilson $ 10.000 als een actueel actief. Elke maand verplaatst hij $ 834, oftewel 1/12 van het totaal, naar de journaalboeking voor vooruitbetaalde kosten en verwijdert hetzelfde bedrag uit de huidige activakolom.
