Als je veel opties hebt om je contacten van een nieuw adres op de hoogte te stellen, moet je een deel van de voorsprong van je zet nemen. Veel van uw contactpersonen, waaronder de U.S. Postal Service, bieden handige online of afgedrukte formulieren om uw adreswijziging te ontvangen. Stuur voor de rest een e-mail of aangepaste bewegingsaankondigingskaart om uw nieuwe adres over te brengen. Voor uw bedrijf kunt u uw nieuwe locatie ook aankondigen als onderdeel van een persbericht, een uitnodiging voor een open huis of een formele zakelijke brief. Welke methode u ook gebruikt, maak uw schriftelijke kennisgeving kort, nauwkeurig en actueel.
Kopieer uw bericht op de juiste manier om aan te geven of uw zet aanstaande of voltooid is. Laat bijvoorbeeld de onderwerpregel van een e-mail-, brief- of aankondigingskaart lezen als "Ik ga verhuizen" of "We hebben verhuisd." Bij uitnodigingen schrijft u "We've Moved: Come Celebrate Our New Digs."
Vermeld de datum van uw verhuizing, details van uw nieuwe locatie en, indien van toepassing, bijgewerkte contactgegevens. Schrijf bijvoorbeeld "Geachte heerge: effectief (datum verhuizing), mijn nieuwe adres en contactgegevens zijn: (adres), (telefoonnummer), (e-mail). Werk uw gegevens dienovereenkomstig bij. Neem gerust contact met me op voor meer informatie. Dank je. Met vriendelijke groet, (uw naam)"
Neem uw oude adres en een accountnummer op voor een adreswijzigingsmelding die ook een overdracht van de service naar uw nieuwe locatie vraagt. Bijvoorbeeld: "Mijn huidige accountnummer is (nummer). Effectief (verplaats datum), mijn nieuwe adres zal zijn (nieuwe locatie). Mijn oude adres is (oude locatie). Gelieve de service naar onze nieuwe locatie over te zetten (verhuisdatum), samen met alle bijbehorende correspondentie en facturering. Dank je. Met vriendelijke groet, (uw naam)"
Zie groeten aan aankondigingskaarten en uitnodigingen. Vermeld eenvoudig uw naam of bedrijfsnaam, verhuisdatum, nieuw adres en bijgewerkte contactgegevens, indien van toepassing. Geef voor een uitnodiging de details van uw open huisevenement, samen met een telefoonnummer en deadline voor RSVP's.
Voeg marketing-spin toe wanneer je je zet in een persbericht uitzendt. Maak bijvoorbeeld een kop zoals 'XYZ Company Expanding Headquarters Downtown'. Stel een korte aankondiging samen met uw nieuwe adres en stel voor dat uw bedrijf verder gaat.
Tips
-
Maak een checklist met al je contacten aan wie je een adreswijziging moet sturen. Vermeld uw persoonlijke contacten, uw werkgever, lokale overheidsinstanties, onderwijs- en zorgverleners, banken en andere financiële instellingen, verenigingen en clubs, en publicaties waarop u zich abonneert. Neem ook al uw klanten, consultants en leveranciers mee als u een bedrijf heeft.
De meeste instellingen en publicaties hebben een online adreswijziging. Overweeg deze optie te gebruiken of een gepubliceerd telefoonnummer te bellen om de verzending te versnellen en het proces te versnellen.
Kies een medium voor communicatie op basis van opportuniteit en bekendheid met uw ontvangers. Aankondigingskaarten en e-mails zijn in het algemeen voldoende voor iedereen, maar formele zakelijke brieven kunnen worden gerechtvaardigd of worden opgevraagd door bepaalde contactpersonen.
