Voorraden zijn belangrijke activa voor de meeste bedrijven, vooral die welke betrokken zijn bij internationale handel of die afhankelijk zijn van magazijnen om hun activiteiten uit te voeren. Het blijft een feit, een productiebedrijf of niet-productiebedrijf moet nog steeds de juiste procedures voor voorraadbeheer opstellen. Het vaststellen van dit beleid duidt duidelijk op de bereidheid van topleiders om verspilling in productieprocessen in te dammen en inventarisdiefstal te voorkomen.
Identificatie
Voorraden zijn bedrijfsactiva op korte termijn, die een bedrijf doorgaans koopt (voor wederverkoop) of produceert in zijn productiefaciliteiten. Als zodanig kunnen de voorraden van een bedrijf bestaan uit grondstoffen en in eigen beheer geproduceerde goederen, zoals halffabrikaten en volledig afgewerkte producten. Voorraden worden als kortlopende activa beschouwd, aangezien ze voor minder dan 12 maanden in operationele activiteiten dienen. Bedrijven tellen geen voorraden in hun financiële activumverslagen. Financiële activa zijn niet-fysieke middelen die snel in geld kunnen worden omgezet. Monetaire activa omvatten effecten en andere beleggingsinstrumenten, zoals obligaties, aandelen en opties.
Types
Een bedrijf onderscheidt drie soorten voorraden in zijn activiteiten. Grondstoffen zijn grondstoffen die productiebeheerders gebruiken om andere producten te produceren. Deze grondstoffen zijn meestal landbouwproducten of industriële zaken en omvatten koper, ijzer, maïs, koffie en aluminium. Halffabrikaten zijn artikelen die al in de productieketen zitten maar nog niet de laatste productiefasen hebben bereikt. Volledig afgewerkte producten zijn items die een bedrijf op de markt kan verkopen als kwaliteitsbeoordelingen voldoende zijn.
Voorraadbeheer
Hoewel voorraden geen financiële activa zijn, vormen ze een belangrijke financieringsbron voor bedrijven. Daarom beschouwen organisaties merchandise als een bron van liquiditeit, omdat goederen gemakkelijk in contanten kunnen worden omgezet. In feite hebben bedrijven adequate controles, procedures en methodologieën ingevoerd om de fysieke integriteit van voorraden te behouden. Controles zijn bepalingen die door topleiders worden vastgesteld om verliezen als gevolg van diefstal, verspilling en onnauwkeurige registratie te voorkomen.
Boekhouding
Om voorraadaankopen te registreren, debiteert een bedrijfsboekhouder de rekening voor voorraden en crediteert de rekening voor contante of crediteuren. De boekhouder crediteert de crediteurenrekening als de aankoop een creditering is. Door het debiteren van voorraden - een activumrekening - verhoogt de boekhouder van het bedrijf het rekeningsaldo.Wanneer het bedrijf zijn leverancier betaalt, zijn de boekingen: crediteer de kasrekening en debiteer de crediteurenrekening. De boekhoudkundige concepten van credit en debit zijn verschillend van bankvoorwaarden. Als zodanig betekent het crediteren van contanten - een activarekening - het verminderen van bedrijfsfondsen.
Financiële rapportage
Een onderneming rapporteert de voorraden op haar balans, ook wel een balans of een overzicht van de financiële toestand genoemd. Naast handelsgoederen geeft een balans ook andere bedrijfsactiva aan, zoals debiteuren, onroerend goed, uitrusting en machines. Een overzicht van de financiële positie bevat ook de schulden en het eigen vermogen van een bedrijf.
