Prestatiesbeoordelingssystemen helpen organisaties hun werkgelegenheidsbeslissingen te rechtvaardigen. Het systeem kan uit meer dan alleen een jaarlijkse prestatiebeoordeling bestaan. Een robuust beoordelingssysteem kan een jaarlijkse beoordeling, spotcreaties, aanbevelingen en disciplinaire processen omvatten. Het doel van een basissysteem voor functioneringsgesprekken is om sterke prestaties te herkennen en te behouden en werknemers te motiveren om te verbeteren op gebieden waar hun werkprestaties niet voldoen aan de normen van het bedrijf.
Tips
-
Een functioneringsgesprekssysteem erkent en beloont werknemers die voldoen aan de verwachtingen van uw bedrijf of deze overtreffen. Prestatiesbeoordelingssystemen identificeren ook gebieden waar marginale werknemers hun vaardigheden en kennis kunnen verbeteren.
Prestatiebeoordeling Doelstellingen
Organisaties gebruiken functioneringsgesprekken om werkbeslissingen te nemen die het bedrijf helpen een aantal doelen te bereiken. Prestatiebeoordelingen zijn nuttig om werkgevers te helpen beslissen of ze op de nieuwe werknemer willen rekenen voor de lange termijn of om de beloning van de werknemer te verhogen. Daarnaast kan het functioneringsgesprek bijzonder behulpzaam zijn bij het bepalen van het potentieel van een medewerker voor verhoogde verantwoordelijkheden, hogere functie-taken of een promotie. Taakoverdrachten, herplaatsingen of demoties zijn andere werkgelegenheidsbeslissingen die kunnen worden gebaseerd op de prestatiebeoordeling van een medewerker.
Wanneer een medewerker zich in een vroeg stadium van zijn ambtstermijn bij het bedrijf bevindt, kan het bedrijf een beoordeling gebruiken om te bepalen of de functie geschikt is voor zijn vaardigheden en kwalificaties. Voor nieuw aangenomen werknemers kan deze beoordeling plaatsvinden vanaf 60 dagen tot zes maanden vanaf de startdatum van de werknemer. De langere periode (zes maanden) geeft de werkgever voldoende tijd om de prestaties van de werknemer van vrijwel alle toegewezen taken en verantwoordelijkheden te observeren. Het biedt ook voldoende tijd om te bepalen of er een culturele fit is in termen van hoe goed de nieuwe werknemer werkrelaties bouwt door samen te gaan met zijn collega's, collega's en supervisor.
Op basis van hoe hoog (of laag) hun scores zijn op een functioneringsgesprek, kunnen werknemers die uitzonderlijk in hun werk presteren loonsverhogingen of bonussen ontvangen. Bedrijven die werknemers belonen met op prestaties gebaseerde bonussen, kunnen bijvoorbeeld de beoordelingsmethode gebruiken om te bepalen hoe genereus het bedrijf zal zijn wanneer de bonustijd komt. Evenzo, als er een schaal voor salarisverhoging bestaat, ontvangen werknemers die alleen voldoen aan de prestatienormen van het bedrijf de laagste percentuele loonsverhoging, terwijl werknemers met een uitstekende prestatie de hoogste loonsverhoging ontvangen of een jaareinde ontvangen. bonus die hen beloont voor uitstekende prestaties.
Tewerkstellingsbeslissingen zoals overdrachten en hertoewijzingen kunnen afhangen van hoe goed de medewerker in haar huidige baan staat. Een medewerker van wie de prestaties bijvoorbeeld als middelmatig worden beoordeeld voor werk in een cliëntgerichte positie, kan duidelijk betere prestaties laten zien in een rol die geen interactie vereist met de klanten van het bedrijf. In het bijzonder kan een verkoopvertegenwoordiger die het als een uitdaging beschouwt om relaties met klanten aan te gaan, beter presteren in een rol achter de schermen waar ze niet verplicht is om met klanten te communiceren. Dit soort werkbeslissing kan worden ondersteund door een functioneringsgesprek dat laat zien dat ze lager scoort in ontwikkelingsrelaties, maar hoog scoort in detailgeoriënteerde taken die geen constante interactie met klanten of klanten vereisen.
Prestatiebeoordelingen worden vaak gebruikt voor ontwikkelingsdoelen, zoals het geven van training of begeleiding bij het verbeteren van de werkprestaties van de werknemer of om de medewerker te helpen bij het verwerven van nieuwe vaardigheden. Of functioneringsgesprekken alleen numerieke scores bevatten of de feedback van de supervisor in een verhalend formaat bevatten, de beoordeling is een uitstekende bron van informatie.Die informatie kan worden gebruikt om te beslissen welk type training nodig is om de medewerker te helpen bij het verbeteren van haar prestaties of professionele ontwikkelingsopties die hem helpen haar voor te bereiden op toekomstige leiderschapsrollen, bijvoorbeeld. Voor werknemers met een hoog potentieel is een consistent sterke werkprestatie die gedocumenteerd is in jaarlijkse beoordelingen vaak een rechtvaardiging voor het nemen van promotiebeslissingen.
Een andere beoordelingsdoelstelling heeft te maken met motivatie. Medewerkers die lof en erkenning ontvangen voor een goed werk, zijn vaak gemotiveerd om hun werkprestaties te ondersteunen of zelfs te verbeteren. Hoewel een salarisverhoging een motivatie kan zijn voor sommige werknemers, is erkenning als een supervisor die hun technische expertise beoordeelt als 'uitstekend' de inspiratie die andere werknemers meer waarderen dan bijvoorbeeld een loonstijging van 3 procent.
Prestatiemeting Methoden
Er zijn verschillende populaire beoordelings- of beoordelingsmethoden voor prestaties. Het kiezen van de beste methode hangt af van factoren zoals de niveaus en posities binnen uw organisatie, toezichts- en managementexpertise en het type taken en taken van uw medewerkers. Als u bijvoorbeeld een supervisor in een productiefaciliteit bent, is een op productie gebaseerde beoordeling bij uitstek geschikt voor de taken van de werknemers. Een productiegerichte beoordeling maakt meestal gebruik van een numerieke schaal die de output van werknemers meet. Medewerkers van wie de output niet voldoet aan uw minimumhoeveelheidsnormen of medewerkers van wie de output niet aan uw kwaliteitsnormen voldoet, ontvangen waarschijnlijk een slecht functionerend beoordelingsrapport of score.
Enkele van de meest voorkomende soorten prestatiebeoordelingen zijn management per doelstelling, grafische beoordelingsschalen, multi-rater feedback en gedwongen rangorde. Welke u voor uw werknemers kiest, hangt af van de functies, positie of rang en of u wilt dat uw werknemers een zelfbeoordeling of collega's invullen om feedback te geven.
Management per doelstelling, of MBO, beoordelingen bevatten specifieke doelstellingen voor prestatiebeoordeling die de manager en de supervisors van de manager hebben samengewerkt om te identificeren voor voltooiing tijdens de evaluatieperiode. Tijdens de beoordelingsgesprek beoordelen de manager en supervisor elke doelstelling, de acties die de werknemer heeft ondernomen om elke doelstelling te bereiken en of het doel is voltooid. Als de manager er niet in slaagde om een doel te bereiken, bespreken ze meestal hoever de manager samen aan het bereiken is van dat doel en obstakels die haar mogelijk hebben belet 100 procent voltooid te zijn. Voor de doelen die de manager heeft bereikt, markeert de medewerker dat die prestaties zijn voltooid en voegt hij opmerkingen toe die de stappen beschrijven die hij heeft ondernomen om deze te bereiken. Ze zou ook uitdagingen kunnen toevoegen die ze tegenkwam toen ze aan dat doel werkte. Zulke opmerkingen kunnen op de weg nuttig zijn als ze soortgelijke doelen krijgt toegewezen, of ze kunnen nuttig zijn voor haar leidinggevende bij het bepalen of het doel inderdaad haalbaar was. Een algehele beoordeling van het voltooide MBO kan bepalen of de doelstellingen geschikt zijn voor de vaardigheden van de werknemer of het ervaringsniveau.
Grafische beoordelingsschalen zijn vaak de eenvoudigste en meest geschikte beoordelingsmethode om de prestaties van een werknemer te evalueren; er is echter een potentieel voor subjectiviteit om de resultaten te beïnvloeden, op basis van de perceptie en beoordelingen van de supervisor. Dit prestatiebeoordelingsformulier bevat de kenmerken en werkstijlen van de werknemer, evenals een beoordelingsschaal (bijvoorbeeld een schaal van 1 tot 5, waarbij 5 uitstekend is). Als alternatief kan de beoordelingsschaal variëren van "slecht" tot "acceptabel" tot "uitstekend". De supervisor beoordeelt elke eigenschap of kwalificatie. Als het bedrijf feedback van de werknemer wil, kan er een andere kolom voor de werknemer zijn om een zelfbeoordeling te geven. Een van de uitdagingen voor het uitnodigen van feedback van medewerkers is het verzoenen van potentiële afstand in de beoordelingen. De medewerker zou bijvoorbeeld haar organisatorische vaardigheden uitstekend kunnen waarderen, terwijl de supervisor denkt dat haar prestaties gewoon acceptabel zijn. Het opnemen van specifieke taaktaken voor beoordeling is een manier om het subjectieve karakter van dit type prestatiebeoordeling te elimineren. Door simpelweg factoren toe te voegen zoals "afslagen in toegewezen werk op tijd en zonder fouten" of "werkt samen met teamleden aan voltooide toegewezen taken", kunt u bepalen hoeveel subjectiviteit de supervisor verleent bij het invullen van dit type beoordeling.
Multi-rater feedback - meestal 360-graden evaluaties - vragen om feedback van de supervisor van de werknemer, peers en directe rapporten. Dit type beoordeling beoordeelt vervolgens de prestaties van de medewerker vanuit drie verschillende perspectieven en het is vooral handig voor supervisors van het eerste niveau die routinematig werken met een manager aan wie zij rapporteren, collega's met wie zij samenwerken en werknemers die zij begeleiden. Het voordeel van 360-gradenevaluaties is dat ze verbeterpunten identificeren en natuurlijk markeergebieden waar de medewerker uitblinkt. Het is belangrijk om feedback van verschillende beoordelaars te verzamelen zodat een evaluatie van dit type echt effectief is. Als de supervisor bijvoorbeeld slechts één direct rapport heeft, is het duidelijk wat de beoordeling van die ondergeschikte is, en alleen weten hoe de ondergeschikte beoordeelde de supervisor een ongemakkelijke werkrelatie kan opleveren. Daarom is het verstandig om ten minste drie beoordelaars in elke categorie te hebben: ten minste drie peers en drie directe rapporten.
De beoordelingsmethode voor geforceerde ranking werd gepopulariseerd door General Welness, de voormalige CEO van General Electric. Met deze methode rangschikken supervisors werknemers in drie groepen: de top 20 procent van de werknemers, de middelste 70 procent en de onderste 10 procent. Dit wordt vaak de 'rang en ruk'-methode genoemd. Dit betekent dat supervisors de onderste 10 procent van de werknemers beschouwen als werknemers die echt niet essentieel zijn. Ze kunnen worden beëindigd omdat hun prestaties ver achterblijven bij de normen van het bedrijf. De middelste 70 procent krijgt hun baan, maar ze krijgen ook coaching, training en professionele ontwikkeling die hen hopelijk zullen motiveren om naar de top 20 procent van de werknemers te streven of in elk geval niet in de onderste 10 procent te vallen tegen de tijd dat de volgende functioneringsgesprek komt rond. De top 20% zijn supersterren en zijn uiteraard zo waardevol voor het bedrijf dat ze niet alleen hun baan kunnen behouden, maar ze worden ook beloond voor voorbeeldige prestaties met loonsverhogingen, bonussen of beide. (Medewerkers in het middenbereik kunnen ook loonsverhogingen en bonussen ontvangen, maar lang niet zo genereus als de beste spelers). Dit type prestatiebeoordelingsmethode vereist veel werk om medewerkers voor te bereiden op dit soort beoordelingen, en het vereist trainingstoezichthouders om te voorkomen dat ze lukraak of op een willekeurige manier medewerkers rangschikken op basis van alles behalve hun werkprestaties.
Prestatiebeoordelingsrapport
Een geschreven beoordelingsrapport is belangrijk om twee kritieke redenen. Ten eerste, omdat functioneringsgesprekken over het algemeen worden gebruikt om dergelijke werkbeslissingen te nemen als loonsverhogingen, promoties, demoties, bonussen en werkopdrachten of overdrachten, zou u documentatie moeten hebben die uw beslissingen ondersteunt. Ten tweede heeft elke medewerker recht op een papieren versie (of een elektronische kopie als u een papierloze bewerking uitvoert) van de evaluatie voor zijn persoonlijke bestanden.
Wanneer u het functioneringsgesprek voert, presenteer de werknemer dan met zijn exemplaar en bekijk het indien mogelijk in een persoonlijk gesprek. Het functioneringsgesprekproces is het meest effectief als u de discussie heeft in een privékantoor of vergaderruimte, bij voorkeur een neutrale locatie voor zowel de supervisor als de werknemer. Privacy is van het grootste belang wanneer u de prestaties van een medewerker bespreekt, vooral als het beoordelingsgesprek gevoelige zaken behandelt of als het ernstige zorgen over de prestaties of werkgewoonten van de werknemer bevat. Als u een externe medewerker beheert, moet u de medewerker een e-mailexemplaar sturen, gemarkeerd als vertrouwelijk, voordat u zijn prestaties tijdens een telefonische vergadering bekijkt. De manier waarop u de evaluatie van de werknemer presenteert, kan vaak van invloed zijn op het moreel en de arbeidsvreugde van de werknemer.
Het doel van de functioneringsbeoordeling is om te communiceren hoe goed een werknemer zijn taken op het werk uitvoert of om aan de werknemer te communiceren dat u in zijn professionele groei bent geïnvesteerd. Een belangrijk element in deze communicatie is het eigenlijke beoordelingsrapport. Het geeft de medewerker een referentie waarnaar hij tijdens de volgende beoordelingsperiode kan verwijzen om te zien waar hij staat wat betreft het voldoen aan de prestatienormen van uw organisatie.
