Als eigenaar van een bedrijf is het uw verantwoordelijkheid om uw financiën bij te houden en op tijd belastingen te betalen. Afhankelijk van uw voorkeuren kunt u uw eigen boekhouding uitvoeren, een professional inhuren of iemand in uw organisatie aanwijzen om deze taak uit te voeren. Welke optie u ook kiest, neem de tijd om vertrouwd te raken met de verschillende boekhoudsystemen die er zijn. Zorg ervoor dat u een goed begrip hebt van de verschillen tussen systemen met één ingang en systemen met dubbele invoer naast handmatige en geautomatiseerde boekhoudsoftwareprogramma's.
Wat is een boekhoudsysteem?
Er zijn verschillende soorten boekhoudsystemen en elk heeft onderscheidende kenmerken. Ze hebben echter allemaal een gemeenschappelijk doel: het beheren van de financiële activiteiten van een bedrijf, zoals de inkomsten, uitgaven en schulden. In dit digitale tijdperk gebruiken de meeste accountants geavanceerde systemen met achterstallige betalingsherinneringen, geavanceerde rapportagemogelijkheden, geautomatiseerde gegevensback-ups, cloudgebaseerde services en meer.
Zonder een boekhoudsysteem, zou u het moeilijk vinden om uw boeken klaar te maken voor maandelijkse en jaarlijkse rapportage, uw dagelijkse uitgaven bij te houden en de financiële prestaties van uw bedrijf te beoordelen. Handmatige berekeningen zijn verouderd en vatbaar voor menselijke fouten. Geautomatiseerde boekhoudsystemen zijn daarentegen juist en maken het allemaal een stuk eenvoudiger. U of uw team bespaart tijd en geld en voorkomt kostbare fouten.
Deze programma's kunnen alle soorten boekhoudinformatie verwerken en gedetailleerde rapporten genereren. U kunt ze gebruiken om de aan werknemers betaalde en te betalen lonen te berekenen, transacties vast te leggen, kredietverhoudingen te controleren en procesgegevens te verwerken die verband houden met verkoop, salarisadministratie, voorraad en andere belangrijke aspecten van uw bedrijf. Sommige boekhoudsystemen zijn bedoeld voor kleine bedrijven en freelancers, terwijl andere een beroep doen op grote ondernemingen, overheidsinstellingen of specifieke industrieën.
Soorten boekhoudsoftware
Het kiezen van een boekhoudsysteem is afhankelijk van uw budget, voorkeuren en bedrijfsgrootte. De vier belangrijkste soorten financiële softwaresystemen zijn:
- Single-entry systemen
- Dubbele toegangssystemen
- Handmatige boekhoudsystemen
- Geautomatiseerde boekhoudsystemen
Deze kunnen verder worden onderverdeeld in verschillende andere categorieën, zoals cloud-boekhoudsoftware, aangepaste boekhoudsoftware, enterprise resource planning-software, commerciële off-the-shelf-software en meer. De nieuwste programma's hebben marketing- en verkoopautomatiseringsmogelijkheden, onbeperkte planning van facturen, payroll-modules en andere geavanceerde functies. Hun toepassing in de boekhouding gaat verder dan het bijhouden van uw dagelijkse financiële verrichtingen.
Systemen met één toegang zijn de eenvoudigste optie. Zoals hun naam doet vermoeden, registreren ze elke transactie met een enkele boeking in het boekhoudverslag. Deze methode is gemakkelijk te gebruiken en vereist geen boekhoudkundige training. Het appelleert aan kleine bedrijven met een laag activiteitenvolume. Het nadeel is dat het vatbaar is voor fouten en dat het geen debiteuren, crediteuren, verplichtingen en meer bijhoudt.
De meeste soorten financiële softwaresystemen van tegenwoordig, inclusief die voor kleine ondernemingen, gebruiken dubbel boekhouden. Dit betekent dat bij elke transactie ten minste twee accounts betrokken zijn, wat een nauwkeurigere rapportage en tijdige foutdetectie mogelijk maakt.
Handmatige of geautomatiseerde boekhoudsystemen
Beide soorten boekhoudsystemen zijn gebaseerd op dezelfde principes. Handmatige boekhouding is echter tijdrovend en vereist meer papierwerk. Degenen die het gebruiken, moeten rapporten over de financiële overzichten opstellen, de proefbalans berekenen, transacties in fysieke registers registreren, enzovoort. Omdat alles handmatig wordt gedaan, is er een groter risico op menselijke fouten.
Geautomatiseerde systemen, aan de andere kant, registreren financiële transacties elektronisch en kunnen uw activiteiten stroomlijnen. Gebruikers kunnen kiezen om gegevens in verschillende indelingen te bekijken, op te slaan in de cloud en onderweg toegang te krijgen. Voorbeelden hiervan zijn FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero en ActivityHD.
Afhankelijk van uw niche, kunt u ook kiezen voor industriespecifieke boekhoudsystemen, zoals Sage 300 Construction and Real Estate, Abila MIP Fund Accounting of Sage Fixed Assets. Veel programma's zijn speciaal ontworpen voor zorginstellingen, productiebedrijven, non-profitorganisaties en andere soorten organisaties.
