Als eigenaar van een bedrijf wilt u inkomsten genereren en de best mogelijke ervaring voor uw klanten bieden. Tegelijkertijd probeert u de kosten laag te houden zonder afbreuk te doen aan de productkwaliteit. Dit is waar operationele efficiëntie om draait. Als u het goed doet, wordt uw organisatie productiever, behaalt u hogere winst en krijgt u een voorsprong op de concurrentie.
Tips
-
Operationele efficiëntie verwijst naar de stappen die bedrijven kunnen nemen om hun kernprocessen te stroomlijnen en de bedrijfsprestaties te optimaliseren.
Wat is de betekenis van operationele effectiviteit?
Operationele efficiëntie, ook wel bekend als operationele effectiviteit of operationele productiviteit, is een waarde die wordt gebruikt door organisaties over de hele wereld. Het meet de output van een bedrijf van elke inputeenheid. "Uitvoer" verwijst naar de dienst of het product dat wordt aangeboden, terwijl "invoer" de tijd, het werk, de mensen en de kosten zijn die gaan naar het produceren van goederen en diensten.
Dit concept omvat de praktijken die bedoeld zijn om de processen van een bedrijf te verbeteren, zodat het efficiënt kan werken en consistente, hoogwaardige diensten kan bieden. Het gaat niet alleen om het bereiken van uw doelen, maar ook om het stroomlijnen van uw activiteiten om betere producten tegen betere prijzen te leveren en onnodige kosten te verminderen. Door de operationele efficiëntie te maximaliseren, kunt u uw kosten optimaliseren, complexe processen automatiseren en snellere toegang tot informatie binnen uw organisatie hebben.
In een recent onderzoek onder 400 IT-bedrijven gaf 39 procent van de respondenten aan vooral efficiënt te zijn. Slechts twee van de tien bedrijven beoordeelden hun huidige activiteiten als zeer efficiënt. Ongeveer 36 procent was ergens in het midden qua efficiëntie. Bijna de helft zei dat het runnen van een bedrijf complexer is dan ooit tevoren vanwege de grote hoeveelheid gegevens die ze nodig hebben om te analyseren en te beheren. Sommigen noemden de uitdagingen van nieuwe technologieën en de steeds toenemende eisen van klanten.
De enige manier om deze hindernissen te overwinnen en het succes van uw organisatie te waarborgen, is prioriteit geven aan operationele effectiviteit. Dit kan u helpen een concurrentievoordeel te behalen, meer klantwaarde te leveren en uw merk te versterken. Bovendien besteedt u minder tijd aan repetitieve taken en processen.
Afhankelijk van uw branche en type bedrijf zijn er verschillende manieren om de operationele efficiëntie te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van de nieuwste technologieën om de communicatie met klanten te stroomlijnen. Customer Relationship Management-software kan bijvoorbeeld helpen uitdagingen om te zetten in kansen, wat leidt tot meer omzet, hogere inkomsten en een superieure klantervaring. Bovendien zullen uw HR-team en andere afdelingen productiever worden en betere resultaten behalen in minder tijd.
Met dit soort software kunnen bedrijven hun systemen verenigen in een centrale hub en hun dagelijkse activiteiten gemakkelijker beheren. Programma's zoals Salesforce beschikken over geavanceerde functies waarmee uw medewerkers gegevens kunnen analyseren en omzetten in waardevolle inzichten, het traject van klanten kunnen volgen en klantrelaties en verkoop effectiever kunnen beheren. Door toegang te hebben tot betere gegevens, kunt u zeer gerichte marketingberichten sturen en een breder publiek bereiken, terwijl onnodige uitgaven worden verminderd.
Operationele efficiëntie is essentieel voor uw succes. Het kan uw tijd vrijmaken, zware taken automatiseren en uw kosten verlagen. Het vereenvoudigt ook uw processen en maakt het gemakkelijker om een geschikte groei en winstgevendheid te bereiken. Uw werknemers zullen productiever zijn en de klanttevredenheid zal toenemen. Dit vertaalt zich in hogere omzet en merkbekendheid.
Hoe efficiëntie te meten
Dit concept is gebaseerd op de verhouding tussen uitvoer en invoer. Daarom is het noodzakelijk om beide aspecten te overwegen bij het meten van de operationele efficiëntie. Welke statistieken u gebruikt, is afhankelijk van uw doelen voor de korte en lange termijn, branche, bedrijfsgrootte en andere aspecten. Deze prestatie-indicatoren variëren van de ene industrie tot de andere.
Stel dat u een datacenter heeft dat groot genoeg is om meer klanten te ontvangen. Het probleem is dat uw faciliteit niet genoeg stroom heeft om een groot klantenbestand te bedienen. Een manier om de efficiëntie te verbeteren, is door koelsystemen en energiezuinige apparatuur te installeren. Vervolgens kunt u de opbrengst per kilowattuur en andere statistieken gebruiken om de operationele effectiviteit te meten.
Een andere veelgebruikte statistiek is de omzet per medewerker. In dit geval is werknemersarbeid de input. U kunt de productiviteit van arbeid meten op basis van hoeveel inkomsten de gemiddelde werknemer genereert.
Een autofabrikant met een omzet van $ 1 miljoen per medewerker is bijvoorbeeld operationeler efficiënter dan een vergelijkbaar bedrijf met een omzet van $ 500.000 per werknemer. Dit laatste kan deze waarde echter verbeteren door te investeren in nieuwe apparatuur, de ontwerpcyclus te versnellen, de prijs te verhogen enzovoort. Een IT-bedrijf kan daarentegen de operationele efficiëntie meten op basis van klanttevredenheid, bedrijfsimpact, productiviteit, bespaarde tijd, kosten voor klantenaankopen en meer.
Stel dat u een marketingbureau bent dat de acquisitie van klanten wil verbeteren. In dit geval kunt u de operationele efficiëntie meten op basis van het aantal verworven klanten versus de kosten per klant. Eenvoudige strategieën, zoals investeren in zoekmachineoptimalisatie, het verkorten van de leadconversietijd en een betere targeting op uw advertenties, kunnen de kosten voor acquisitie van klanten verlagen. Kortom, u bereikt meer potentiële klanten en converteert ze in betalende klanten voor minder geld.
De meeste bedrijven delen hun bedrijfskosten op basis van de omzet om de basisefficiencyratio te berekenen. Deze verhouding kan worden toegepast op uw organisatie als geheel of op specifieke afdelingen en werkgebieden. De belangrijkste statistieken variëren tussen bedrijfstakken en afdelingen. Uw verkoopteam zal bijvoorbeeld verschillende statistieken voor de operationele efficiëntie hebben dan uw HR-divisie.
Zorg ervoor dat uw belangrijkste prestatie-indicatoren kwantificeerbaar en meetbaar zijn. Begin met het meten van de invoer en bereken vervolgens de uitvoer. Bepaal wat u wilt meten en vergelijk uw output met input-ratio op basis van eerdere resultaten of tegen uw concurrentie. Lagere inputkosten vertegenwoordigen een voordeel. Tussen twee bedrijven die dezelfde output produceren, is degene met minder inputs operationeler efficiënter.
Stel dat u een vergelijkbaar aantal websitebezoekers heeft als uw belangrijkste concurrent. U geeft ongeveer $ 10.000 per maand uit aan betaalde advertenties en SEO, terwijl uw concurrent niet meer dan $ 7000 uitgeeft. Ondanks vergelijkbare resultaten als u, is het bedrijf in kwestie efficiënter omdat het minder middelen gebruikt.
Door uw operationele efficiëntie te meten, kunt u bepalen of de juiste hoeveelheid resources is gebruikt om een service, product of activiteit te leveren. Dit concept gaat niet alleen over het maximaliseren van winst en het verlagen van kosten; het omvat ook het vermogen om klanten te behouden en de kwaliteit te behouden. Bovendien helpt het bij het identificeren van processen en activiteiten die het budget van een bedrijf aantasten.
Wat is de vergelijking voor het berekenen van de efficiëntie van een machine?
Afhankelijk van uw branche, wilt u misschien de prestaties en efficiëntie van uw apparatuur bepalen. Als u bijvoorbeeld een fabrikant bent, is het belangrijk om te weten hoe uw machine presteert, zodat u kunt beslissen of u een nieuwere eenheid moet aanschaffen of uw bestaande moet verbeteren. Een efficiëntere machine kan u tijd en geld besparen. U kunt in kortere tijd meer goederen produceren. Bovendien kunnen de kosten per eenheid dalen.
De efficiëntie van een machine kan worden gemeten met behulp van een eenvoudige vergelijking. Wat u moet doen, is de energie-output van de machine te delen door de energie-input en het resultaat met 100 te vermenigvuldigen:
Efficiëntie = energieoutput / energie-input x 100 procent
Met deze formule bepaalt u de efficiëntie van een machine, uitgedrukt als een percentage. Het resultaat zal altijd lager zijn dan 100 procent vanwege het afval dat wordt gegenereerd door machines, zoals de energie die verloren gaat door verspilde warmte.
Stel dat u een machine hebt die 1.000 joules nodig heeft om te werken, maar de energieuitvoer is slechts 500 joules. Als u 500 bij 1.000 deelt en vervolgens het resultaat met 100 vermenigvuldigt, krijgt u 50 procent, wat de efficiëntie van het apparaat aangeeft.
U kunt echter ook andere statistieken gebruiken. Als u een flessenproductiesysteem hebt dat ongeveer $ 20.000 per maand kost inclusief materialen, elektriciteit en arbeid en flessen met een totale waarde van $ 30.000 per maand produceert, is de efficiëntie ervan 150 procent. Een nieuwer systeem dat minder elektriciteit en materialen gebruikt, zal efficiënter zijn, zelfs als het dezelfde uitvoer produceert. Omdat we verschillende meetwaarden gebruiken en niet alleen de verbruikte energie, kan het resultaat hoger zijn dan 100 procent.
Hoe Operational Excellence te verbeteren
Hoewel de voorwaarden vaak door elkaar worden gebruikt, zijn operationele efficiëntie en operationele uitmuntendheid niet hetzelfde. Het laatste gaat verder dan efficiëntie, met de nadruk op continue verbetering. Het gaat om het continu beheren van de complexiteit van de organisatie en het afstemmen van uw bedrijfsstrategie om op de hoogte te blijven van de concurrentie.
Zie organisatorische uitmuntendheid als een belangrijke stap op weg naar optimale bedrijfsprestaties. Dit concept omvat het voldoen aan en overtreffen van de verwachtingen van de klant terwijl het verbeteren van uw organisatiecultuur, dagelijkse operaties en processen. Het bevat ook de stappen die nodig zijn om risico's te beperken, uw uitgaven te optimaliseren en het bewustzijn te vergroten.
Het maakt niet uit hoe groot of klein uw bedrijf is, focus op het verbeteren van zowel operationele efficiëntie als uitmuntendheid. Dit zal u op weg helpen naar succes en u een concurrentievoordeel geven. Uw bedrijf zal groeien en bloeien, uw werknemers zullen gelukkiger en productiever zijn en uw klanten zullen keer op keer terugkeren.
De meeste organisaties die streven naar uitmuntende organisatie gebruiken het Shingo-model om hun doelen te bereiken. Beschreven als een nieuwe manier van denken, deze filosofie is gebaseerd op 10 sleutelprincipes. Zoek perfectie, respecteer elk individu, denk systematisch, zorg voor kwaliteit bij de bron en creëer waarde voor de klant om er maar een paar te noemen.
Volgens het Shingo-model heeft elk individu potentieel en kan het waarde toevoegen aan een organisatie. Als werkgever is het niet genoeg om respect te hebben voor je team. Je moet ook respect tonen voor je partners, medewerkers, leveranciers, klanten en de maatschappij. Wanneer mensen zich gewaardeerd voelen, raken ze betrokken en zetten ze meer in op hun werk.
U kunt bijvoorbeeld trainingssessies voor uw werknemers aanbieden en hen aanmoedigen om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Brainstorm ideeën en laat hen weten dat je openstaat voor suggesties die ze hebben. Beloon hun harde werk en respecteer hun vrije tijd.
Een ander ding dat u kunt doen om operationele uitmuntendheid te bereiken, is om uw processen continu te verbeteren. Zoek oplossingen op de lange termijn in plaats van tijdelijke oplossingen en investeer in technologieën en apparatuur die uw werk kunnen stroomlijnen.
Geef prioriteit aan innovatie binnen uw organisatie. Zoek naar nieuwe kansen, experimenteer met nieuwe ideeën en neem berekende risico's. Denk systematisch na en doe stap voor stap, zodat u kunt bepalen wat werkt en wat niet werkt zonder de angst om te falen.
Nu u het belang van efficiëntie en uitmuntendheid voor zakelijk succes kent, neemt u de stappen die nodig zijn om uw organisatie te laten floreren.Focus op continue verbetering, benadruk klanttevredenheid en laat uw medewerkers zien dat u om hen geeft en waardeer hun inspanningen.
Geef uw team consistente toegang tot informatie en investeer in nieuwe technologieën om het werk eenvoudiger te maken. Onthoud dat u geen klantenservice van wereldklasse kunt bieden en topprestaties kunt leveren als uw medewerkers niet over de middelen beschikken om efficiënt te werken. Gebruik een uniform systeem om informatie over verschillende afdelingen te delen, innovatie aan te moedigen en u te richten op het realiseren van duurzame groei op de lange termijn.
