Gegevens moeten altijd gemakkelijk toegankelijk zijn, zodat werknemers op elk moment en vanaf elke locatie aan gegevens kunnen werken. Het internet is een nuttig hulpmiddel geweest bij het verbeteren van de toegankelijkheid van gegevens. Gegevens online beschikbaar hebben voor toegang - bijvoorbeeld wanneer een medewerker op reis is - is een techniek die wordt gebruikt voor het beheren van grote hoeveelheden gegevens.
Gegevensinvoer
Een deel van de gegevensbeheertechnieken vindt plaats voordat de gegevens zelfs in de database binnenkomen. De gegevens moeten correct zijn bij de eerste invoer, wat betekent dat de persoon die oorspronkelijk de gegevens corrigeerde de gegevens correct moest registreren. Wanneer een klant bijvoorbeeld een adreswijziging via de telefoon meldt, moet de medewerker van de klantenservice de klant correct horen, zodat het adres correct in de database wordt ingevoerd. Een techniek om fouten te voorkomen, is om de informatie terug naar de klant te herhalen.
Reservekopie van gegevens
Gegevens die verloren zijn gegaan, kunnen een schadelijk effect hebben op het bedrijf door het bedrijf tijd te kosten bij het proberen verloren gegevens te vervangen, aldus IBM. Bedrijven vertrouwen vaak op back-upmethoden die cruciale informatie opslaan, zodat deze informatie kan worden opgehaald in het geval dat deze informatie verloren gaat.
Data-opschoning
Het opschonen van gegevens is het herstellen van onjuiste gegevens, het consolideren van gegevens en het verwijderen van irrelevante gegevens. Het opschonen van gegevens maakt gebruik van zowel geautomatiseerde softwareprogramma's als handmatige invoer door een databasebeheerder. Hoewel het opschonen van gegevens fouten verwijdert en de productiviteit en opslagruimte van het bedrijf kan verhogen, kan het proces voor het opschonen van gegevens duur en tijdrovend zijn.
Vervangende gegevens
Gegevens worden soms ondersteund door software, zoals eerder vermeld. Wanneer een gegeven om welke reden dan ook wordt gewijzigd en de gegevens niet meer naar behoren functioneren, kunnen de gegevens worden vervangen door de back-upgegevens die in het verleden werkten. Vervolgens kunnen de programmeurs bepalen welke wijzigingen de gegevens hebben beschadigd en bepalen hoe deze gegevens in de toekomst beter kunnen worden bijgewerkt.
Gegevensinvoer klant
Bedrijven kunnen websites opzetten waarmee klanten rechtstreeks gegevens kunnen invoeren. Deze directe gegevensinvoer bespaart het bedrijf geld door niet van hen te eisen dat ze een medewerker personeel leveren om de benodigde formulieren in te vullen. Klanten kunnen zelf ook gegevens corrigeren als er een fout is. Niet alle klanten zijn echter technisch onderlegd om te weten hoe ze online toegang tot online databases kunnen krijgen.
Dubbel checken
Gegevens die heel belangrijk zijn, moeten altijd worden gecontroleerd door twee paar ogen. Wanneer een medewerker gegevens bewerkt, moeten die gegevens worden bewerkt met een andere kleur om aan te geven dat de wijziging is aangebracht. Vervolgens kan een tweede medewerker de gegevensbewerking bekijken om ervoor te zorgen dat er geen fouten zijn gemaakt.
Data Management Consultants
Veel consultantbedrijven zijn gespecialiseerd in datakwaliteitsbeheer. Deze bedrijven onderzoeken hoe een bedrijf datamanagementprocessen uitvoert en geven aanbevelingen over hoe deze processen kunnen worden verbeterd.
