Een memorandum van overdracht wordt in veel branches gebruikt als een officieel document om de bewegingen van mensen en dingen te volgen. Dit memorandum heeft enkele vereiste componenten die elke industrie deelt. Het document is echter opnieuw aangepast aan het bedrijf dat het gebruikt.
Components
Een overdrachtsbrief heeft altijd een briefhoofd van de onderneming die het overdrachtsverzoek opstart. De memo vermeldt ook de andere partij die betrokken is bij de overdracht. De rest van het document is gevuld met beschrijvingen van de items die worden overgedragen of informatie over de persoon die de overdracht aanvraagt. Voor verzekeringsdoeleinden hebben de artikeloverdrachtmemo's ook een ruimte voor de waardering van de items die worden overgedragen.
Toepassingen
Bibliotheken gebruiken de overdrachtsbrief om boeken uit hun collectie te verzenden en ontvangen via interbibliothecaire uitleenprogramma's. Ziekenhuizen gebruiken ze om de overdracht van patiënten van de ene faciliteit naar de andere te loggen. Zelfs overheden gebruiken deze memo om documenten en materialen over te zetten. De notitie maakt bewijs op papier van de overdracht en kan later nuttig zijn als de items verloren zijn gegaan of mensen gewond zijn geraakt.
onderscheidingen
De grootste verschillen tussen memoranda van overdracht voor mensen en items is de hoeveelheid informatie die voor elke persoon nodig is. Ziekenhuizen en universiteiten hebben pagina's met informatie nodig waarin de medische of academische geschiedenis van de persoon is opgenomen. Itemmemo's hebben beschrijvingen, waarderingen en zeer weinig aanvullende informatie. De mensen overbrengen memo's hebben ook lange uitleg over waarom de overdracht nodig is. Overdrachtspatiënten hebben hier meer informatie dan studenten.
overwegingen
Waar ze worden gebruikt, is de memo van overdracht een verplicht document dat moet worden voorbereid op een speciaal opgemaakt stuk papier. Ze gaan vaak vergezeld van andere vereiste documenten die voorafgaand aan de overdracht moeten worden ingevuld. Ze omvatten certificaten van authenticatie, douanedocumenten, transcripties en medische dossiers. Als de notitie niet tijdig wordt voltooid, kan dit leiden tot een mislukte overdracht.
