Hoe een virtueel kantoor op te zetten. In een mondiale omgeving hebben werkplekken praktisch geen grenzen met werknemers over de hele wereld. Met de steeds hogere prijzen van onroerend goed, is het virtuele kantoor voor veel zakenmensen een aantrekkelijk fenomeen geworden. Bedrijven kunnen zich op een bepaalde plaats bevinden, maar de medewerkers houden hun dagelijkse kantoorzaken op verschillende locaties, zoals een hotel, café of huis.
Bepaal een zakelijk adres voor uw virtuele kantoor. Het kan een mailboxnummer zijn of u kunt een CMRA-postbusdienst (Commercial Mail Receiving Agency) gebruiken om een zakelijk klinkend adres te krijgen.
Kijk naar je connectiviteitsopties. Er zijn verschillende om uit te kiezen of het nu e-mails, mobiele telefoons, online forums, instant messengers, VoIP en meer zijn.
Maak uw gekozen locatie voor het virtuele kantoor klaar voor installatie. Richt de ruimte in en creëer een werksfeer zoals u dat wilt. Zorg dat er voldoende ruimte is voor de installatie van noodzakelijke elektronica zoals computers, faxmachines en de telefoonlijnen.
Installeer de benodigde software op uw computers, afhankelijk van uw behoeften. Sommige programma's zijn specifiek ontworpen voor webconferenties, presentaties, vergaderplanning, enzovoort. Het is ook een goed idee om een betrouwbaar antivirusprogramma te kiezen om uw pc te beschermen tegen online aanvallen.
Neem contact op met een telefoondienstverlener en ontvang een modern telefoonsysteem met een IVR-faciliteit (Interactive Voice Response) om oproepen te beheren zonder dat u ter plaatse hoeft te zijn. Hun ingebouwde technologie heeft een redelijke prijs en ze brengen alleen het daadwerkelijke gebruik in rekening.
Stel een intranetfaciliteit in die alleen toegankelijk is voor de werkgevers van het bedrijf om informatie, vitale communicatie, bestanden en documenten door te geven of om naar het Virtual Private Network (VPN) te gaan, zodat het overgedragen materiaal volledig vertrouwelijk is. Houd bij wie toegang heeft tot de database van uw organisatie door logboeken bij te houden van toegangs-, exit- en toegangsinformatie.
Plan uw officiële vergaderingen met collega's, klanten of anderen tijdens een kopje koffie op een locatie die goed is voor iedereen. Als al je contacten fysiek niet aanwezig kunnen zijn, kun je de connectiviteit regelen door webcams, mobiele telefoons en instant messengers te gebruiken.
Zorg ervoor dat uw werknemers regelmatig tijdregistraties indienen om het aantal werkuren vast te leggen. Bekijk deze timesheets systematisch op basis van de geschatte benodigde uren voor specifieke taken om niet-productieve tijd in beslag te nemen.
Tips
-
Een aantal bedrijfsapplicaties komt in de vorm van 'suites' die de meeste programma's bevatten die nodig zijn om een virtueel kantoor op te zetten en zelfs nog meer. Enkele van de populaire suites zijn Microsoft Office, Lotus, Corel en AppleWorks. Als u over het budget beschikt, biedt u uw medewerkers de nodige parafernalia, zoals een laptop, een mobiele telefoon met Wi-Fi, VoIP en andere apparatuur. Dan kunnen u en uw personeel efficiënt worden verbonden.
Waarschuwing
Maak regelmatig een back-up van uw gegevens om te voorkomen dat uw dagelijkse activiteiten volledig worden gesmolten als het systeem crasht. Dit kan inderdaad een nachtmerrieachtig scenario zijn.
