Documentcontroleprocedures hoeven niet ingewikkeld te zijn. In feite vergroot de complexiteit de waarschijnlijkheid dat er niet voldoende naar het document wordt verwezen. Dat gezegd hebbende, het beheren van informatie is een van de belangrijkste processen in elke organisatie. De afhankelijkheid van elektronische gegevenscorrespondentie vergroot de behoefte om gegevensbeheer en opslagprocedures continu bij te werken. Het niet naleven van adequate procedures voor documentcontrole kan enorme financiële risico's met zich meebrengen. Gelukkig hebben verbeteringen in de technologie voor documentbeheer en softwaretoepassingen een nieuwe wereld van beste praktijken gecreëerd.
Identificeer kritieke processen
Ken een team van multifunctionele managers toe om uw meest kritieke processen met betrekking tot gegevens en informatiestromen te identificeren. Houd bij hoe de gegevens (e-mail, klantonderzoeken, IRS-formulier, enz.) Van uw klant naar uw databasebestanden stromen. Vergelijk elk gegevensstroomproces en identificeer veelvoorkomende of overbodige taken. Breng alle informatieprocessen in kaart, variërend van e-mail tot corporate compliance, met behulp van een standaard stroomschema.
Maak een handleiding voor procedures
Procedures - voor zowel software als papier - moeten definiëren hoe documenten vóór en na de update worden goedgekeurd. Ze moeten ook gedetailleerd beschrijven hoe u documenten bijwerkt en opnieuw goedkeurt. Geef aan hoe het systeem veranderingen identificeert, d.w.z. op uitgavedatum of lettertypewijzigingen. Zorg ervoor dat u het proces voor het bepalen van de veroudering van documenten beschrijft. Begrijpen hoe u kunt voorkomen dat "verouderde" documenten worden gebruikt.
Zorg voor functionaliteit
Zorg ervoor dat documenten beschikbaar zijn voor de juiste mensen wanneer ze deze nodig hebben. Als u naar een virtueel systeem converteert, moet u zorgvuldig documenteren hoe het originele document zal worden opgeslagen, of helemaal niet. Eindelijk een back-upoplossing. Als u overstapt op een geautomatiseerd systeem, gebruik dan een pilot voor pilootsuitrollen. Wacht na volledige conversie drie maanden voordat u papieren documenten vernietigt of archiveert.
