Als uw organisatie meer dan één werknemer heeft en die werknemers reizen of aankopen doen voor het bedrijf op hun persoonlijke creditcard, hebt u een beleid voor het terugbetalen van creditcard nodig.Met het terugbetalingsbeleid voor creditcards kunt u bepalen welke uitgaven worden terugbetaald, stelt u uitgaven in en geeft u medewerkers informatie over hoe het vergoedingsproces verloopt.
Bepaal of voorafgaande goedkeuring vereist is
Het vergoeden van de uitgaven voor personeelskaarten kan een budgettaire nachtmerrie zijn als personeel en boekhouding geen idee hebben wat voor kosten ze moeten verwachten. Het vereisen van voorafgaande goedkeuring voor sommige of alle creditcarduitgaven kan stickeshock elimineren tijdens reconciliatie van creditcardvergoedingstoeslagen. Reisformulieren of onkostenverklaringen en bestellingen kunnen managers helpen om ongeoorloofde uitgaven te stoppen, terwijl personeel en boekhouding een goed idee krijgen van de kosten die worden vergoed.
Stel uitgavenlimieten in
Het afdekken van creditcardvergoedingen door limieten in te stellen voor uitgaven is een andere manier waarop het beleid voor terugbetaling van creditcard regionale problemen kan helpen voorkomen. Door het instellen van bestedingslimieten voor maaltijden, hotels en entertainment, blijven reisvergoedingen onder controle, terwijl vergoedingen voor diensten of materialen moeten worden beheerd via inkooporders of een pre-autorisatie. Standaarduitkeringen voor maaltijden bijvoorbeeld, elimineren de noodzaak voor werknemers om bonnetjes in te leveren en zijn nuttig voor organisaties die veel vergoedingen verwerken.
Bepaal welke uitgaven zullen worden vergoed
Elk terugbetalingsbeleid voor creditcards moet duidelijk definiëren welke uitgaven worden vergoed. Hoewel voedsel-, reis- en verblijfkosten standaardkosten zijn voor vergoeding, kan de bedrijfscultuur andere kosten bepalen die onderhevig zijn aan vergoeding, zoals kosten voor het ontvangen van klanten, inclusief of exclusief alcoholische dranken en wasservice voor langere zakenreizen. Uw beleid moet bepalen welke kosten kunnen worden vergoed en wanneer, om misbruik door medewerkers van onkostenrekeningen te voorkomen.
Bepaal wat nodig is om de terugbetaling te staven
Terugbetaling van personeelskaarten kan snel problemen opleveren voor boekhouding en personeel, als het vergoedingsbeleid niet bepaalt welke documentatie vereist is. Sommige bedrijven vertrouwen op individuele ontvangsten, anderen gebruiken e-mailbonnen of geannoteerde kopieën van creditcardafschriften, of stellen standaardrechten in voor de meeste terugbetaalbare uitgaven om overmatig papierwerk te voorkomen. Het volume van vergoedingen waarmee uw organisatie te maken heeft, moet uw beleid dicteren.
