Bedrijven moeten inkomstenformulieren voor werknemers en onafhankelijke contractanten verstrekken om belastingaangiften in te dienen. Medewerkers ontvangen W-2-formulieren en onafhankelijke contractanten ontvangen 1099-MISC-formulieren. Deze formulieren vereisen een naam, adres en een federaal belastingidentificatienummer, ook bekend als een sofinummer voor particulieren en een werkgeversidentificatienummer voor bedrijven.Voorkom potentiële archiveringsproblemen voor alle partijen door de btw-nummer (TIN) te controleren op de formulieren die u genereert. Openbare zoekrecords hebben verschillende bronnen voor het bevestigen van TIN-bezitters.
Internal Revenue Service
Non-profit zoeken: De IRS heeft een hulpmiddel om non-profitentiteiten te doorzoeken, de vrijgestelde organisatiekeuzecontrole. Door een TIN in te voeren, bevat de tool de non-profit naam en de laatst bekende adresgegevens. Het geeft ook de belastingvrije status aan, waarbij entiteiten worden geïdentificeerd die de non-profitstatus hebben verloren. Werkgevers gebruiken non-profit FIN-details bij het aftrekken van donaties en bij het uitgeven van 1099-MISC-formulieren als de liefdadigheidsinstelling een contract heeft afgesloten voor diensten.
For-Profit en individuele zoekopdracht: De IRS heeft ook een TIN-overeenkomstenservice voor bedrijven om individuele of zakelijke belastinginformatie aan te passen. Deze service komt overeen met TIN-informatie met mogelijke naamvariaties. Deze service werkt alleen als u een naam heeft die overeenkomt met de TIN. Hiermee wordt fraude door werknemers of verkopers die onjuiste informatie verstrekken voorkomen. Deze service is online beschikbaar en heeft directe resultaten voor zoekopdrachten van maximaal 25 namen. Grote zoekopdrachten vereisen 24 uur voor batch-matching tot 100.000 TIN's.
Beveiligingen en Uitwisselingen Commissie
Het EDGAR-systeem is de databasezoekopdracht die door de SEC wordt bijgehouden voor geregistreerde bedrijven die $ 1 miljoen of meer ophalen. Bedrijven onder deze drempel hoeven zich niet te registreren. Dit systeem vereist dat de doorzoekende partij over enige bedrijfsinformatie beschikt om de zoekopdracht uit te voeren. Er is geen manier om uitsluitend op basis van het FIN te zoeken. Dit beperkt het EDGAR-systeem, maar het is een gratis bron die beschikbaar is voor bedrijven.
Sociale Zekerheid Administratie
De nummerverificatieservice van de socialezekerheidsadministratie werkt op dezelfde manier als het IRS-systeem, maar is exclusief voor burgerservicenummers die niet voor zakelijke entiteiten bedoeld zijn. Een bedrijf kan gratis tot 10 nummers met namen of naamvariaties online controleren. Werkgevers kunnen werknemersinformatie bevestigen voordat ze W-2-informatie indienen.
Niet elke onafhankelijke contractant heeft een formele bedrijfsentiteit opgericht. Deze contractanten zijn "zaken doen als" ondernemers die vaak hun eigen sofinummer gebruiken in plaats van een afzonderlijk FIN voor zakelijke doeleinden. De Social Security Administration Number Verification Service bevestigt informatie in deze situaties.
Verdere problemen oplossen
Het is mogelijk om belastingaangiften te laten weigeren als de TIN-informatie onjuist is. Als zoeken in een database niet de gewenste TIN-verificatie levert, lost u bestaande bedrijfsrecords op. Dit kan tijdrovend zijn, maar de succespercentages nemen toe met meer informatie.
Begin met oude belastingaangiften en arbeidsrecords. Vergelijk de TIN met eerdere werknemers- of leveranciersinformatie. Koppel elk FIN met informatie op formulier I-9 wanneer de werknemer of verkoper werd aangenomen. Bel de persoon of het bedrijf van de leverancier en leg het probleem uit met verificatie. Vraag bijgewerkte informatie, zoals kopieën van socialezekerheidskaarten om correct opnieuw te verwerken.
