De maatschappij heeft veel problemen die zowel filantropen als non-profitorganisaties proberen te overwinnen. Met beperkte middelen willen geldschieters ervoor zorgen dat hun programma's een maximaal positief effect hebben op een bepaalde community, zodat de naam van de financier wordt geassocieerd met een succesvol programma in plaats van een mislukt programma. Hoewel ze ogenschijnlijk koud en bot zijn, zorgen evaluaties ervoor dat de maximale middelen naar degenen gaan die ze nodig hebben.
Gebruik van middelen
Op resultaat gebaseerde evaluatie richt zich op de vraag of de organisatie of het programma succesvol is. Uitkomsten gebaseerde evaluatie komt vaak naar voren bij het evalueren van non-profit organisaties omdat financiers beperkte middelen hebben en de behoeften van de gemeenschap voortdurend groeien. Organisaties die resultaten produceren, moeten continu worden gefinancierd, terwijl organisaties die geen resultaten produceren middelen onttrekken aan organisaties die het potentieel hebben om meer resultaten te tonen met meer geld. Bij het beoordelen van een organisatie moet de financier het doel van de filantropie van de organisatie en redelijke resultaten voor de programma's van de organisatie overwegen. Vervolgens kunnen financiers empirisch beoordelen of een programma werkt.
Procesonderzoek
Sommige organisaties werken naar behoren, maar produceren nog geen resultaten vanwege een gebrek aan financiering of een andere wegversperring. Door het proces te onderzoeken waarmee de organisatie functioneert, kunnen financiers beslissen of de organisatie hulp moet krijgen.
Advisering
Sommige financiers kunnen advies geven aan de organisatie over verschillende processen. Als een organisatie bijvoorbeeld te veel werknemers in een callcenter voor drugsmisbruik en te weinig werknemers op een andere locatie met een groter cliënteel voor drugsgebruik heeft, kunnen financiers adviseren dat de organisatie een deel van zijn werknemers overneemt. De procesevaluatie zorgt er ook voor dat de processen van de organisatie correct worden uitgevoerd.
Aanvullende diensten
Er zijn gevallen waarin organisaties aanvullende services bieden die verder reiken dan de geprojecteerde resultaten. De financier moet voorbereid zijn om deze aanvullende diensten vast te leggen en moet beslissen hoe deze diensten meewerken aan de evaluatie.
Proces Financiering
Procesevaluatie speelt ook een rol in hoeveel de financier de organisatie zal bieden. Soms wil de financier alleen bepaalde activiteiten in een organisatie financieren. Daarom moet de financier de specifieke processen evalueren en zijn uitgaven in overweging nemen om te bepalen hoeveel naar de organisatie moet gaan. Financiers willen misschien ook processen evalueren om ervoor te zorgen dat de financier niet wordt opgelicht, bijvoorbeeld wanneer de organisatie de kosten van apparatuur of andere uitgaven overschat. Vaak moet de organisatie haar acties aan de financier rechtvaardigen.
Grant Writing
Soms voeren organisaties hun eigen evaluaties uit bij het zoeken naar subsidies van particuliere financiers. Ze moeten onderzoek uitvoeren om aan te tonen dat er behoefte is aan een bepaalde dienst en ze moeten onderzoek leveren waaruit blijkt dat soortgelijke programma's in het verleden hebben gewerkt. Ze moeten ook programma-processen beschrijven om aan te tonen hoe het programma kan werken. Zulke procedures zijn standaardonderdelen van grant writing.
