Voor het ontwikkelen van een realistisch projectschema moet u de projectduur zo nauwkeurig mogelijk berekenen. U bereikt dit door het invullen van tijdschattingen van individuele projecttaken en activiteiten.
Checklist voor projectactiviteiten
Maak een checklist voor de projectactiviteit met een lijst van alle verwachte activiteiten en taken, evenals relevante subtaken die nodig zijn om het project te voltooien. De taak van het configureren van cloudgebaseerde human resources-software kan bijvoorbeeld een substap omvatten voor het integreren van bestaande gegevens en een andere voor het instellen van gebruikerstoegangsniveaus. De checklist biedt een handige plaats om tijdsramingen in te voeren voor elke taak.
Tijdschatting
Een ervaren projectmanager schat de taakaflooptijden vaak op basis van eerdere, vergelijkbare projecten. Als u ervaring als projectmanager mist of als het project iets nieuws vertegenwoordigt, moet u de hulp inschakelen van mensen met relevante ervaring, zoals andere projectmanagers. Projectteamleden kunnen ook schattingen geven voor hun individuele activiteiten. Pas de tijdschattingen naar boven of beneden aan voor alle aannames en beperkingen die u identificeert. Als een teamlid bijvoorbeeld tijdens het verwachte projectschema op vakantie wil gaan, is dat een beperking.
Berekening en zweven
Voeg alle definitieve taak- en activiteitenschattingen samen toe en converteer het totaal naar uren. Dit aantal dient als voorlopige schatting van de projectduur, die moet worden omgezet in weken of maanden. Projectmanagers hebben vaak extra tijd nodig, project float genoemd, om een tijdbuffer te bieden voor eventuele onverwachte vertragingen bij voltooiing.
