Uw bedrijf moet elk jaar een W2-formulier voor elke medewerker invullen. Deze formulieren bevatten informatie die van invloed is op belastingberekeningen, inclusief loon, staats- en federale inkomstenbelastinginhouding en pensioenbijdragen. De werknemer is verantwoordelijk voor het verzenden van een kopie van het formulier, samen met de jaarlijkse belastingaangifte aan de Internal Revenue Service. Het invullen van een W2 is relatief eenvoudig als je boekhoudsoftware hebt om de aantallen bij te houden.
Formaat volgens de regels
Uw boekhoudsoftware kan de afzonderlijke vakken in het formulier automatisch vullen uit opgeslagen getallen en berekeningen. De IRS vereist een standaard, getypt of afgedrukt, zwart 12-punts Courier-lettertype zonder correcties en alle items passen volledig binnen de kaders. Het formulier is machinaal gelezen en als het wordt getrapt vanwege onjuiste opmaak of handgeschreven of in de verkeerde kleur, moet u het opnieuw verzenden.
Meer gedetailleerde beschrijvingen
Geef het totale loon, inhouding en alle andere relevante informatie in de juiste vakken weer. De IRS biedt de handleiding 'Informatie voor formulier W2', beschikbaar op papier of online, met een uitsplitsing van de vereiste informatie. Sommige vakken zijn louter informatief, maar nog steeds verplicht. Het tonen van code DD in doos 12, bijvoorbeeld, vertelt de IRS dat de werkgever zijn bijdrage aan een gekwalificeerd gezondheidsplan rapporteert, dat is uitgesloten van het belastbare inkomen van de werknemer. De boxfuncties zijn onderhevig aan verandering, aangezien de belastingwetgeving nieuwe rapportagevereisten creëert.
Het document verspreiden
Bestandskopie A van formulier W2 bij de socialezekerheidsadministratie, die de informatie nodig heeft voor de SSA-loon- en bijdragenrecord van de werknemer. Kopie 1 naar de nationale of plaatselijke belastingafdeling sturen, indien wettelijk vereist. Kopieer B, Kopieer C en Kopieer 2 naar de medewerker en Kopie D is voor de administratie van de werkgever. De deadline voor het verspreiden van het formulier en het bestand varieert elk jaar. De deadline voor het indienen van een aanvraag voor 2014 is bijvoorbeeld 2 maart 2015, terwijl de deadline voor distributie naar medewerkers 2 februari 2015 is. U kunt een verlenging van de tijd aanvragen bij IRS Form 8809. Er moet een permanente kopie zijn van de W2 in uw boekhoudsysteem. De IRS vereist dat u het formulier gedurende vier jaar behoudt, zelfs als het onbestelbaar is voor de medewerker.
Bespaar tijd met BSO
U kunt Social Security's Business Services Online gebruiken om een elektronische versie van uw W2s te maken en / of te uploaden, die ook voor werknemers kan worden afgedrukt. Als u een klein bedrijf hebt, vormt dit een alternatief voor het samenvoegen van de W2s via uw eigen boekhoudsysteem of ze handmatig te doen. De SSA-site vereist registratie. U moet beschikken over een internetbrowser met 128-bits codering en cookies ingeschakeld, en Adobe Acrobat Reader om de documenten online te maken.
