Voor het berekenen van de brandstofvoorraad is een functionele methode van volumetrische meting vereist, zowel bij het ontvangen als het afgeven van brandstof. Omgevingsfactoren kunnen een waargenomen voorraadtekort veroorzaken; bijvoorbeeld, bij hoge temperaturen kan een deel van de brandstof in tanks zonder druk verdampen en daarom niet beschikbaar zijn voor meting van het vloeistofvolume, of zelfs ontsnappen wanneer het vat wordt geopend om een handmatige meting te verrichten. Als alternatief kan koud weer volume-samentrekking in vloeibare brandstofvoorraad veroorzaken. Diefstalpreventie, hoewel het gebruik van vergrendelingsmechanismen is ook belangrijk om een nauwkeurige brandstofinventaris te behouden.
Leg brandstoftransacties vast in een logboek. Bedrijven met meerdere locaties moeten een logboek hebben voor elke distributielocatie, dat periodiek wordt bijgewerkt door het administratief personeel van de site. Stuurprogramma's van bedrijven moeten een persoonlijk logboek voor brandstoftransacties bijhouden. Gedeelde voertuigen moeten een eigen log-in-aanvulling hebben op onafhankelijke logbestanden van bestuurders, zodat er later naar de twee gegevensverzamelingen kan worden verwezen. In logboeken van voertuigen en chauffeurs moet ook de dagelijks afgelegde afstand worden opgenomen om het brandstofverbruik te controleren.
Voeg de gegevens van de logboeken periodiek samen in een computerwerkblad om een beter beeld te krijgen van het brandstofverbruik van de organisatie. Bedrijven met brandstofdepots kunnen de logboekgegevens gebruiken om te bepalen hoeveel brandstof op voorraad blijft.
Controleer handmatig handmatig brandstof en bewaar deze tijdens opslag periodiek met behulp van zowel de gemechaniseerde indicatoren als een handmatige dispatch. Het vergelijken van de actuele brandstofvoorraad bij de hand om de schatting van het logboek op basis van spreadsheets kan het bedrijf waarschuwen voor defecte pompapparatuur of diefstallen. Volgens Cantest Solutions Inc. mag verdamping van brandstof niet leiden tot een meetverschil van meer dan 0,125%, zelfs op een gemiddelde zomerdag. Discrepanties die aanzienlijk hoger zijn dan dat, kunnen wijzen op een probleem.
Vergrendel pompen en gasdoppen altijd wanneer u ze niet gebruikt. Dit voorkomt krimping van de inventaris als gevolg van diefstal.
Vergelijk gegevens van de ene maand op de andere met behulp van de gegevens uit de logboeken en de spreadsheets. Door gegevens met elkaar te vergelijken, kunnen trends over het brandstofverbruik worden onthuld en kan het zelfs een nuttige indicator zijn voor het onderhoud van voertuigen, omdat de records het brandstofverbruik van elk voertuig zullen volgen.
Tips
-
Door meerdere spreadsheets te maken op basis van de logboekgegevens, kan de boekhoudkundige staf verschillende factoren volgen die relevant zijn voor het bedrijf. Sommige bedrijven, zoals een benzinestation, kunnen tevreden zijn met het opnemen van eenvoudige brandstof in en brandstofrapporten, terwijl bedrijven die wagenparkvoertuigen gebruiken nuttig inzicht kunnen krijgen van complexere archivering en rapportage.
Waarschuwing
Het is belangrijk om van tijd tot tijd handmatige metingen te doen, met name bij het beheren van ondergrondse brandstoftanks. Gemechaniseerde leesapparaten kunnen falen en tanks kunnen lekken, wat betekent dat de eenvoudige volumetest met een peilstokliniaal een probleem kan opvangen voordat het tot iets ernstigers gaat sneeuwballen.
