Om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de regels van de Internal Revenue Service (IRS) en de nationale en lokale overheidswetgeving, moeten bedrijven cruciale werknemers- en bedrijfsinformatie opnemen in hun salarissystemen. Het opzetten en uitvoeren van de verschillende componenten waaruit een salarissysteem bestaat vereist due diligence en voldoende kennis van de belastingwetgeving. Als gevolg hiervan is het gebruikelijk dat bedrijven een externe consultant, boekhouder of salarisadministratie inhuren om belastingbetalingen te storten, W-2's te verwerken, pensioen- en verzekeringsplannen te beheren en andere taken in verband met de loonverwerking uit te voeren.
Werknemers informatie
Tijdens het nieuwe huurproces moeten bedrijven informatie verzamelen, zoals medische verzekering en W-4-formulieren, om te bepalen wat moet worden afgetrokken van het salaris van een werknemer. Deze formulieren bieden werkgevers ook cruciale informatie, zoals het sofinummer van de werknemer en hun bronbelasting voor federale en nationale belastingdoeleinden. Het systeem moet ook wijzigingen bijhouden en verwerken die zijn aangebracht in de belastingvrijstellingsstatus van de werknemer, pensioenen, verzekeringsplannen of pensioenfondsen.
Salarisinformatie
Als onderdeel van het nieuwe huurproces bevatten payroll-systemen een component die aangeeft welke werknemers fulltime, parttime en aannemers zijn. Het classificeren van werknemers in een salarissysteem is belangrijk omdat de overheid hoge boetes oplegt aan bedrijven die werknemers onjuist classificeren.
timesheets
Zonder kennis van het aantal uren dat een werknemer heeft gewerkt, kunnen werkgevers niet bepalen wat een werknemer moet betalen. Terwijl sommige werknemers een salaris ontvangen, worden anderen elk uur vergoed of aangewezen als niet-betaalde werknemers. Salarisstelsels bevatten urenstaatinformatie of gebieden waar uurloze en niet-ingevulde werknemersuren worden geregistreerd en beoordeeld op juistheid. Informatie kan worden verzameld via een computertijdklok, stempelkaartklok of papieren urenstaat.
Toepasselijke belastingen en inhoudingen
Hoewel de IRS bedrijven voorziet van belastingtabellen voor het berekenen van de bronbelasting, kunnen verkopers en loonlijstcomputersystemen deze informatie ook leveren. Werkgevers moeten rekening houden met de jaarlijkse inkomsten, lonen en belastingaftrek voor het jaar bij samenvatten van toepasselijke belastingen. Bovendien moeten de loonstelsels de aftrek berekenen die wordt gemaakt via pensioenregelingen, 401 (k) s, verzekeringsplannen, vakbondscontributies en garnituren. De afdeling loonadministratie houdt ook toezicht op leningen en andere inhoudingen met een maximumbedrag en houdt op met het aftrekken van salarisaftrek wanneer het totale bedrag is terugbetaald.
Salarisregister
Het salarisregister geeft een samenvatting van de inkomsten- en aftrekinformatie van medewerkers in een journaalboeking die is ingevoegd in het grootboek voor boekhoudkundige en algemene onderzoeksdoeleinden. Payroll-registers worden ook gebruikt om belastingrapporten aan te maken. Deze documenten worden voorbereid door loonlijstpersoneel of gegenereerd met behulp van loonlijstcomputersystemen.
Handmatige betalingen
Af en toe geven bedrijven handmatige loonstrookjes uit aan werknemers tussen de beloningsperiodes vanwege beëindiging of een loonforfout. Payroll-systemen moeten het controlebedrag in het loonregister registreren voor belasting- en rapportagedoeleinden. Dit zorgt ervoor dat de bronbelasting van de werkgever wordt afgestemd op de aftrek van werknemers.
