Of het nu gaat om een ontmoeting met klanten om een voorstel te presenteren of om een werklunch met personeel te organiseren, een uitnodiging per e-mail sturen kan een snelle en effectieve manier zijn om het evenement te coördineren.
Overweeg je publiek. De toon van uw e-mail moet zich aanpassen aan degene die u uitnodigt voor de lunchbijeenkomst. Een informele toon werkt prima als uw lunchbijeenkomst met personeel is en u de tijd besteedt aan het bespreken van strategieën en brainstormen. Als het doel van de vergadering ernstiger is, moet u dit duidelijk maken in uw correspondentie voor uitgenodigde personeelsleden. Als de lunchbijeenkomst met klanten is, hebt u mogelijk een meer formele toon nodig, afhankelijk van uw werkrelatie met hen.
Zoek een restaurant dat geschikt is voor uw groep. Afhankelijk van het aantal genodigden, wilt u misschien een faciliteit zoeken die een privékamer beschikbaar heeft. Bij het plannen van een lunchbijeenkomst met klanten, kan het helpen om een eetcafé te vinden dat minder hectisch is, waar het gesprek niet wordt belast door lawaai.
Bepaal wie je wilt uitnodigen voor de lunchbijeenkomst en raadpleeg de kantooragenda om te bepalen of alle partijen beschikbaar zijn op de betreffende datum. Voor lunchgesprekken met medewerkers kunt u snel telefonisch vragen of de geselecteerde genodigden op die dag beschikbaar zijn en vraag hen om deze open te houden terwijl de plannen worden afgerond.
Bel het restaurant van keuze en maak een voorlopige reservering. Laat hen weten dat u mogelijk het aantal aanwezigen dichter bij die datum moet aanpassen. Als u ontdekt dat u nog meer bijwoont dan oorspronkelijk gepland, moet u het restaurant zo snel mogelijk op de hoogte stellen zodat het personeel aan uw behoeften kan voldoen.
Stel uw e-mail samen, inclusief de e-mailadressen van elke persoon die u wilt uitnodigen. Gebruik de onderwerpregel om de reden voor de e-mail op te geven. Voeg woorden toe als 'Belangrijk' of 'Markeer uw agenda's' en voeg de datum en reden toe. Uw onderwerp zou bijvoorbeeld kunnen lezen: "Belangrijk: Werklunch op 2/18/09-RSVP nodig." Voor een lunch met een klant moet je natuurlijk de onderwerpslijn verfijnen en inleveren op een verzoek in plaats van een vraag.
Gebruik de hoofdtekst van de e-mail om de noodzaak van de lunchbijeenkomst uit te leggen en wat u wilt dat deelnemers tijdens de vergadering brengen of delen. Afhankelijk van hoe moeilijk het is om mensen vast te pinnen, wilt u misschien dat ze RSVP gebruiken, zodat u de reservering kunt afronden met het restaurant.Als u een klantenlunch opzet, kunt u een lunchbijeenkomst aanvragen en aangeven welke items u met hen wilt bespreken
Tips
-
Uw aanpak moet gebaseerd zijn op de werksfeer van uw bedrijf, van informeel tot formeel. Stuur een kopie naar administratief personeel zodat de kantooragenda kan worden bijgewerkt.
