Bedrijven zijn verplicht om tijdens het opstarten bedrijfsstatuten op te stellen die de procedures voor algemeen beheer van het bedrijf bepalen. De statuten bepalen meestal het maximum aantal bestuursleden dat zitting kan nemen in de raad van bestuur van de onderneming, de tijdsduur die elk kan dienen en het proces voor het toevoegen of vervangen van leden. Zodra de statuten door de eerste raad van bestuur zijn geratificeerd, kunnen hun bepalingen alleen door wijziging worden gewijzigd, hetzij via de wijzigingsprocedures die in de statuten zijn vastgelegd, hetzij bij meerderheid van stemmen.
Raadpleeg de statuten van de corporatie om de procedures voor het beheer van de samenstelling van de raad van bestuur te bepalen. Als er minder leden op het bord zitten dan de statuten toestaan, volg dan het nominatie- en stemprotocol dat door de statuten is vastgesteld om een nieuw lid toe te voegen. Typische statuten vereisen dat een mogelijk bestuurslid wordt voorgedragen en door het huidige bestuur wordt voorgestaan, waarvan de leden dan over de kandidatuur zouden stemmen. Het nieuwe lid kan aan de raad van bestuur worden toegevoegd als een meerderheid van de huidige leden ter ondersteuning stemt.
Een wijziging van de statuten voorstellen als het bestuur momenteel het maximaal toegestane aantal leden telt. Een wijziging moet worden verspreid voorafgaand aan een algemene bestuursvergadering, die tijdens de vergadering wordt besproken en waarover wordt gestemd. Als een meerderheid van de bestuursleden instemt met de wijziging, wordt de wijziging geratificeerd en de nieuwe directeur verwerkt volgens de gebruikelijke procedures. Sommige bedrijven eisen dat wijzigingen in de statuten worden geratificeerd door een meerderheid van de aandeelhouders in plaats van door een meerderheid van de raad, in welk geval de zaak moet worden toegevoegd aan de agenda van een algemene vergadering van aandeelhouders en daar moet worden gestemd.
Presenteer de kandidatuur van de potentiële bestuurder aan het huidige bestuur en stem daarover als het bedrijf geen huishoudelijk reglement heeft aangenomen. Bepaalde bedrijven opereren zonder huishoudelijk reglement. Hoewel dit onverstandig is en indruist tegen het statuut van bedrijfsvorming in de meeste staten, is er geen regelgevende instantie die controleert of een onderneming de wet zelfs schriftelijk heeft vastgelegd. Een bord kan gewoon stemmen om een nieuw lid toe te voegen als er geen controleprocedure bestaat.
Herdenk de toevoeging van de nieuwe directeur in het bedrijfsrecord. Laat de secretaris van het bestuur de uitslag van de stemming en de relevante details van de discussie die de kandidaat in de notulen bespreekt doornemen naar de bestuursvergadering. Voeg de contactgegevens van de directeur en CV toe aan de personeelsdossiers van het bedrijf. Pas de officiële bestuursgeschiedenis aan om de datum van de toevoeging te noteren voor het geval er in de toekomst juridische problemen zijn en de onderneming moet terugverwijzen naar wie er op een bepaald moment op het bord zat. Breng wijzigingen aan in alle openbare communicatie waarin huidige bestuursleden worden vermeld.
Tips
-
Overweeg een adviesraad in te stellen in plaats van leden aan de raad van bestuur toe te voegen of de statuten te wijzigen. Een adviesraad betrekt supporters zonder hen te verplichten toezicht te houden op de zaken van het bedrijf. Het kan worden bemand zonder de formaliteiten te vervullen die leden van de raad van bestuur krachtens de statuten nodig hebben. Leden van de adviesraad kunnen net zo goed behulpzaam zijn bij het bedrijf als reguliere bestuursleden.
