Of u nu een zakenretraite organiseert, een feestje organiseert voor een liefdadigheidsorganisatie of een politieke conferentie organiseert, u toont respect en vriendelijkheid voor al uw gasten, zodat uw evenement een succes wordt. Het verwelkomen van gerenommeerde gasten vereist echter meer planning en aandacht. Van dineretiquette tot inleidende speeches tot accommodaties, het is belangrijk om uw gast zich comfortabel, gerespecteerd en gewaardeerd te laten voelen. Tegelijkertijd kunnen zelfs vooraanstaande gasten worden afgeschrikt door stromende of constante druk om indruk te maken. Plan uw evenement zo dat uw gast tijd heeft om te ontspannen en op te laden tussen vergaderingen, maaltijden en sessies.
Begroet je gast persoonlijk. Of je nu een vooraanstaande gast ontmoet op de luchthaven of vlak voor een formele zakelijke bijeenkomst, begroet hem met een vriendelijke handdruk en een korte introductie. Ga door met het introduceren van een van uw begeleidende medewerkers bij uw gast. U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ms.Belangrijke gast, ik wil u graag voorstellen aan de reclamevoorlichter van onze organisatie, Mr. Jack Jackson."
Presenteer uw gast met een evenementenagenda die de vergadertijden en -locaties, georganiseerde maaltijden, groepsactiviteiten en downtime schetst. Maak uw gast bekend met de vergadering of evenementfaciliteit en laat haar kennismaken met collega's die u tegenkomt tijdens het proces.
Maak uw gast zo comfortabel mogelijk. Als uw evenement voor overnachtingen vraagt, moet u de kamer ruim van tevoren reserveren. Zorg voor een exemplaar van de agenda van het evenement in de kamer, evenals contactgegevens voor uzelf en andere evenementplanners. Zorg er daarnaast voor dat uw vergaderruimten schoon, georganiseerd en goed gemarkeerd zijn.
Volg etiquette voor formele diners. Uw gerespecteerde gast moet rechts van de gastheer zitten. Plaatskaarten kunnen worden gebruikt om zitplaatsen voor gasten te identificeren.
Schrijf een korte maar professionele toespraak en voer deze uit om uw DN-gast te introduceren als hij gepland is om te spreken tijdens een vergadering, lunch of diner. Ontvang anders uw gast met beknopte opmerkingen over zijn functie of eerbetuigingen bij een vergadering of evenement waarbij hij deelnemer is. Voor een inleidende speech moet je je van tevoren voorbereiden en een korte biografische schets van je spreker ontwikkelen door zijn geloofsbrieven, prestaties en onderscheidingen te onderzoeken. Een inleidende toespraak moet het onderwerp behandelen, de relevantie van het onderwerp en een kort overzicht van de inloggegevens van de spreker. Bewaar zijn naam als laatste, zowel om momentum op te bouwen als als richtsnoer voor het publiek om de gast te verwelkomen.
