Hoewel sommige eigenaren van kleine bedrijven liever wortelkanaaloperaties hebben dan hun eigen boekhouding, is boekhouden een onmisbaar onderdeel van het runnen van een bedrijf. De voordelen van accounting liggen in het vermogen om een numeriek verhaal te vertellen over wat er in uw bedrijf speelt - een die u kan helpen om operaties te verbeteren, winstgevender te worden en uit de problemen te blijven met lokale en federale belastingdiensten. Grondige en nauwkeurige boekhouding kan u ook helpen om uw zaak te bespreken met potentiële kredietverstrekkers en investeerders wanneer uw bedrijf op zoek is naar financiering.
Tips
-
De voordelen van het gebruik van accounting in business zijn gekoppeld aan inzichten die de cijfers bieden. Deze cijfers helpen u te begrijpen wat goed gaat en waar ruimte is voor verbetering.
Wat is het belangrijkste doel van accounting?
Het belangrijkste doel van de boekhouding is het bijhouden van de inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. Opbrengsten zijn al het geld dat in uw bedrijf terechtkomt, van de verkoop van goederen en diensten en alle andere soorten inkomsten, zoals verdiende rente of huur of royalty's. Uitgaven zijn alles wat uw bedrijf koopt voor zijn activiteiten en infrastructuur, zoals materialen, arbeid, huur, leveringen, portokosten, verzekeringen, voertuiguitgaven, professionele diensten, advertenties en apparatuur.
De informatie die uw boekhouder of accountant verzamelt over inkomsten en uitgaven, gaat in het samenstellen van boekhoudrapporten, die onmisbare informatie verschaffen over de financiële positie van uw bedrijf. Deze rapporten helpen u om uw sterke punten te definiëren en uw zwakke punten aan te pakken. Ze bieden u ook de informatie die u nodig heeft voor belastingaangifte.
De winst- en verliesrekening is een samenvatting van uw boekhoudinformatie over inkomsten en uitgaven. Het komt overeen met al uw aankopen in relevante categorieën, zoals huur en loonlijst, en geeft vervolgens deze bedragen weer om een overzicht te bieden. Evenzo vat het uw inkomende inkomsten samen op basis van de bron van het inkomen, zoals groothandelsverkopen of detailhandelsverkopen. Uw winst- en verliesrekening is belangrijk omdat deze laat zien hoeveel u aan het eind van de dag daadwerkelijk hebt verdiend. Dit bottom-line cijfer is het bedrag dat overblijft na aftrek van de totale uitgaven van de totale inkomsten.
Een balans is een momentopname van uw algehele financiële positie op een bepaald moment in de tijd. Het is belangrijk omdat het uw vermogenssaldo samenvat. Het activagedeelte van de balans geeft een overzicht van alles wat uw bedrijf bezit, inclusief contant geld, geld dat u aan u te danken heeft via debiteuren, voorraad in uw schappen en waardevolle langetermijnaankopen, zoals belangrijke uitrustingsstukken. Het gedeelte passiva van uw balans bevat alles wat u verschuldigd bent, inclusief lenen op korte en lange termijn en crediteuren. Het eigen vermogen van uw bedrijf, gebaseerd op de informatie die op uw balans wordt gepresenteerd, wordt berekend door uw totale verplichtingen af te trekken van uw totale vermogen.
Een kasstroomoverzicht of cashflow-pro forma is een accountingtool dat u helpt te voorspellen wanneer u over voldoende kapitaal beschikt en wanneer u kasstroomtekorten zult hebben. Het uitstroomgedeelte van de verklaring geeft een overzicht van al uw verwachte inkomende contanten, uitgesplitst naar maand. Dit geld hoeft niet per se te komen uit inkomsten uit de verkoop van producten of diensten. Het kan ook kapitaal van leningen of beleggingen omvatten. Het uitstroomdeel van het overzicht omvat al uw verwachte uitgaande contanten, inclusief loonkosten, materiaalkosten, huur en verzekeringsuitkeringen. Uw verwachte uitgaven omvatten niet alleen aftrekbare bedrijfskosten. U zult ook de betalingen van de hoofdsom van de lening vermelden, die niet fiscaal aftrekbaar zijn en niet op uw winst- en verliesrekening verschijnen. In de onderste regel van elke kolom worden de uitgaande uitgaven van de inkomende contanten afgetrokken, waarmee wordt aangegeven hoeveel geld u aan het einde van de maand beschikbaar kunt hebben.
Wat is het doel van een accountant?
Het doel van uw accountant is om het werk van uw boekhouder samen te vatten door grootboeken in rapporten samen te vatten. Uw accountant kan ook uw belastingformulieren invullen en u adviseren over de beste manier om uw geld te besteden en te sparen. U kunt al dan niet een professionele accountant inhuren, afhankelijk van uw comfortniveau bij het werken met cijfers, de complexiteit van uw bedrijf en uw belastingsituatie.
Het doel van uw boekhouder is om bonnen en facturen in te voeren in een database, grootboek of spreadsheet, zodat u uitgaven en verkopen kunt volgen. De meeste boekhoudsystemen zijn geautomatiseerd omdat boekhoudprogramma's sneller en efficiënter nummers kunnen organiseren en toevoegen dan handmatige, handgeschreven systemen. U hebt echter geen computerprogramma nodig om de boekhouding van uw bedrijf uit te voeren. Een handgeschreven systeem dat verkopen en uitgaven bijhoudt, biedt ook de informatie die u nodig heeft.
U kunt uw eigen boekhouding uitvoeren door inkomsten en uitgaven bij te houden en deze informatie te volgen op een manier die nuttig is voor u en uw accountant. De informatie moet gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn en moet de financiële activiteit van uw bedrijf accuraat weergeven. Uw boekhoudinformatie is handig voor uw accountant omdat deze de nodige informatie biedt voor het samenstellen van belastingrapporten en uitleendocumenten. Dezelfde informatie kan intern nuttig zijn om inzicht te geven in uw bedrijf, zoals laten zien hoeveel van uw inkomsten afkomstig zijn van groothandelsverkopen versus detailhandelsverkopen en hoeveel u uitgeeft aan materialen versus arbeid.
Zelfs als u een accountant en een boekhouder inhuurt om uw financiële informatie te organiseren en uw belastingformulieren voor te bereiden, heeft u nog steeds boekhoudkundige verantwoordelijkheden als bedrijfseigenaar. U moet alle informatie opslaan die ze nodig hebben, zoals de facturen die u schrijft en de ontvangsten die u ontvangt voor zakelijke aankopen die u hebt gedaan. Hoe georganiseerder deze documenten zijn, wanneer u ze naar uw boekhouder en accountant brengt, hoe minder u zult moeten betalen voor hun tijd. Het kost een boekhouder langer om een schoenendoos vol met bonnen te organiseren dan om methodisch te werken via een bestand met papierwerk dat al op datum of per creditcardrekening is gesorteerd.
Wat zijn de regels voor boekhouding?
De regels van de boekhouding bepalen hoe uitgaven en inkomsten als een debet of tegoed in een systeem worden ingevoerd. Deze regels regelen de dubbele boekhouding, een systeem dat sinds de late middeleeuwen algemeen wordt gebruikt. Systemen met dubbele toegang volgen niet alleen uw inkomsten en uitgaven, ze laten ook zien hoe geld en activa zich binnen uw bedrijf bewegen. In een systeem met dubbele invoer moet elke boeking die als een debet wordt ingevoerd, worden uitgebalanceerd met een overeenkomstig tegoed en omgekeerd. Het alternatief voor dubbel boekhouden is een systeem met één invoer waarbij u eenvoudig uw inkomsten en uitgaven opslaat zonder ingebouwde protocollen voor het afstemmen van deze gegevens op uw werkelijke financiële situatie.
Bij het werken met persoonlijke accounts moet een persoon die activa aan het bedrijf overdraagt worden gecrediteerd, terwijl de ontvanger of het bedrijf moet worden gedebiteerd. Dit lijkt contra-intuïtief omdat de fondsen de handen van het individu hebben verlaten en in de handen van het bedrijf zijn overgedragen. Boekhoudrekeningen beschrijven echter niet altijd de werkelijke kassaldi. In plaats daarvan verwijzen ze naar bedragen die verschuldigd zijn of eigendom zijn. Wanneer een persoon zoals een eigenaar geld overhevelt naar een bedrijf, verhoogt of crediteert deze transactie de rekening en vertegenwoordigt het bedrag dat het bedrijf aan die persoon verschuldigd is. Deze zelfde geldovermaking creëert een afschrijving voor het zakelijke account omdat, hoewel het geld beschikbaar en beschikbaar is, het nu verschuldigd is aan de persoon die het heeft verstrekt.
Als u te maken hebt met echte rekeningen, zoals onroerend goed en machines, moet u volgens de boekhoudregels nieuwe aankopen en tegoeden afschrijven die u hebt verkocht of anderszins buiten gebruik hebt gesteld. Het activum wordt oorspronkelijk geboekt als een debet omdat u geld hebt uitgegeven om het te verwerven. Als u het verkoopt of het buiten gebruik neemt nadat het zijn nuttige levensduur heeft overleefd, verwijdert u de debet of crediteert u het account dat overeenkomt met wat u verschuldigd bent bij de aankoop.
Wanneer uw bedrijf materialen koopt of huur betaalt, moet u volgens de boekhoudkundige regels deze transacties boeken als afschrijvingen. Omgekeerd, als u producten of diensten verkoopt, behandelt uw boekhoudsysteem deze transacties als kredieten. Aankopen waarvoor uitgaande middelen nodig zijn, verminderen het kapitaal van uw bedrijf, vandaar dat ze worden bijgehouden als afschrijvingen. Inkomsten en andere voordelen, zoals inkomende huurbetalingen, verhogen het kapitaal van uw bedrijf, zodat ze worden bijgehouden als credits.
Hoewel deze boekhoudregels bepalen hoe elke transactie in uw boekhoudsysteem wordt weergegeven, hoeft u ze eigenlijk niet te begrijpen en toe te passen, tenzij u boekingen invoert in een boekhoudsysteem met dubbele invoer dat niet is voorgeprogrammeerd om uw informatie te ordenen. Als u bijvoorbeeld een handgeschreven grootboek gebruikt als basis voor uw boekhoudsysteem, moet u elke keer dat u een boeking verricht beslissen of die transactie een afboeking of een tegoed vertegenwoordigt en wanneer de overeenkomstige afschrijving of het tegoed verschijnt. Als u echter boekhoudsoftware gebruikt, zoals QuickBooks, verschijnen uw cheques, facturen en kassabonnen automatisch op de juiste credit- en debetrekeningen, samen met hun bijbehorende debiteringen of tegoeden.
Hoe boekhouding in het bedrijfsleven te gebruiken
De voordelen van boekhouding zijn niet alleen een kwestie van een goede bedrijfsstrategie, hoewel boekhoudkundige informatie u zeker helpt bij het strategiseren en plannen. Geen enkel bedrijf kan overleven zonder een soort van boekhoudsysteem. Als uw bedrijf aankopen en verkopen doet zonder de bedragen bij te houden die u hebt gekocht en verkocht, kunt u op het einde van het jaar niet vaststellen of u winst hebt behaald of verlies hebt geleden. U weet niet hoeveel u verschuldigd bent en hoeveel u bezit, dus u kunt niet beoordelen hoeveel van uw inkomende contanten u kunt opnemen voor persoonlijk gebruik en hoeveel u op de bankrekening van uw bedrijf moet houden voor aankomende zaken uitgaven.
Boekhoudkundige informatie geeft ook waardevolle inzichten over de bedrijfsactiviteiten. Hiermee kunt u uw verkopen in verschillende categorieën in de tijd vergelijken, zoals kijken naar trends voor verschillende producten op verschillende verkooplocaties. Het biedt u de tools en informatie om uw uitgaven als percentage van uw inkomsten te bekijken om te zien of uw marges duurzaam zijn en hoe de prestaties van uw bedrijf zich verhouden tot die van concurrenten in uw branche. Met een pro forma cashflow kun je bronnen van kapitaal zoeken voordat je ze echt nodig hebt en grote aankopen plannen die overeenkomen met de tijden van het jaar waarin contant geld overvloedig is. Een bedrijf runnen zonder boekhoudkundige informatie is als het vliegen zonder een radar.
Boekhouding is ook noodzakelijk voor het voortbestaan van uw bedrijf omdat u wettelijk verplicht bent inkomsten te rapporteren en belastingen te betalen. Zonder een volledig en nauwkeurig boekhoudsysteem weet u niet hoeveel u hebt verdiend en besteed, en heeft u niet de informatie die u nodig hebt om lokale, staats- en federale belastingformulieren in te vullen. Ook als uw bedrijf ooit financiering nodig heeft, zullen uw leningsaanvragen bijna zeker vereisen dat u ook financiële overzichten van voorgaande jaren en meest waarschijnlijke projecties voor de komende periodes opneemt.
