Mensen en functies in bedrijven veranderen voortdurend. Nieuwe mensen worden toegevoegd aan werkteams, niet alleen om hun aantal uit te breiden, maar ook om nieuwe vaardigheden te introduceren en de rollen van anderen binnen de groep te herdefiniëren. Het is belangrijk dat nieuwe mensen formeel worden geïntroduceerd, vooral als ze een ontmoeting hebben met klanten. Die inleiding kan het best gebeuren in een formele brief. De tijd nemen om een brief te schrijven, in tegenstelling tot een e-mailbericht, geeft zowel aan de nieuwe huurder als aan de ontvangers van de brief aan dat het individu een sleutelrol speelt in de organisatie.
Items die je nodig hebt
-
Briefpapier van het bedrijf briefpapier
-
Doorgaan met contactpersoon
Gebruik het briefhoofdpapier van het bedrijf om een brief op te stellen waarin het nieuwe teamlid wordt voorgesteld. Schrijf de openingszin van de brief om de lezer onmiddellijk op de hoogte te stellen van het doel van de communicatie. Als het wordt geschreven als een notitie, moet het onderwerp of de referentie de naam van het individu zijn. Als het in briefvorm wordt geschreven, moet de openingszin zo worden gelezen als: "Dit is om Jim Smith, een nieuw lid van de
Definieer duidelijk de functietitel van het individu, het bevoegdheidsgebied en aan wie het individu rapporteert. Gebruik taal zoals "Jim's nieuwe titel is accountmanager. Hij zal verantwoordelijk zijn voor nieuwe zaken in het noordoosten en zal rechtstreeks rapporteren aan Jan Johnson, directeur van nationale verkoop ". Wees specifiek over de datum waarop het individu die rollen zal aannemen. Dit is vooral belangrijk als de nieuwe huur een bestaande functie overneemt. Als de persoon een primair contactpunt voor een specifieke functie moet zijn dat ook in de brief moet worden vermeld, weet de lezer. Geef het zakelijke telefoonnummer en e-mailadres van het individu op. Beschrijf in het kort de achtergrond en ervaringen van het individu. Het is niet nodig om de opleiding van de persoon te vermelden, tenzij aangenomen wordt dat de taak specifieke educatieve referenties verwacht of vereist. Maak een lijst van een aantal vroegere werkgevers en eerdere functietitels van het nieuwe teamlid, vooral als deze zich in dezelfde branche bevinden en indien relevant voor de nieuw veronderstelde rol. Deze informatie helpt om de acceptatie van de nieuwe baan te versnellen als gekwalificeerd voor de baan. Deel een beetje persoonlijke informatie over het individu als een manier om de brief af te ronden. Je wilt misschien iets zeggen als: "Jim is een fervent golfer dus verwacht wat zaken te doen op de greens. Hij is getrouwd en woont in Westchester. Hij heeft twee kinderen in de tienerleeftijd. "Informatie als deze gaat ver in de acceptatie van het nieuwe individu, zowel vanuit professionele als persoonlijke gezichtspunten.
