In schriftelijke zakelijke correspondentie is het gebruikelijk om een aanhef te gebruiken wanneer u de brief of e-mail begint en beëindigt. De aanhef die u gebruikt om uw bericht te starten, zet de toon voor de rest van de correspondentie.
Voordat u met uw communicatie begint, is het belangrijk dat u begrijpt wie u schrijft en welk niveau van formaliteit u voor dit soort communicatie moet gebruiken. Hoewel veel organisaties formele taal gebruiken in hun zakelijke communicatie, zijn er ook veel bedrijven waar informele zakelijke taal aanvaardbaar en aangemoedigd is.
Selecteer een begroeting voor een zakelijke brief
De zakelijke aanhalingen die u gebruikt om uw bericht te starten, zijn afhankelijk van of u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft. Indien mogelijk, kunt u het beste uw brief of e-mail richten aan een specifieke persoon. Op deze manier grijpt het bericht hun aandacht. Als u echter hun naam niet weet, zijn er enkele formele opties die u kunt gebruiken: 'Aan wie het kan schelen', 'Geachte heer of mevrouw,' 'Groeten' en 'Hallo'.
Als u de naam kent van de persoon aan wie u uw correspondentie richt, zorg er dan voor dat u deze correct spelt. Het verkeerd spellen van iemands naam in een zakelijke omgeving toont onzorgvuldigheid of zelfs een gebrek aan respect.
Hier zijn enkele formele aansprekende voorbeelden die u kunt gebruiken als u de naam kent van de persoon naar wie u schrijft: "Geachte naam," "Aan naam" en "Hallo naam." Afhankelijk van uw relatie met de ontvanger, kunt u mogelijk hun voornaam gebruiken. Als het een heel formele relatie is, kun je misschien beter "Mr.", "Mrs" of "Ms." gebruiken, gevolgd door hun achternaam.
Enkele typische zakelijke voorbeelden zijn "Hallo naam" en "Hallo naam". Gebruik deze alleen als u de cultuur van de organisatie goed kent en kunt bevestigen dat het een incidentele is. U mag dit soort begroetingen niet gebruiken voor formele correspondentie, zoals een begeleidende brief, een aanbevelingsbrief of een onderzoeksbrief, ongeacht hoe ongedwongen de organisatie is. Het is het beste om deze informele aanhalingen alleen te gebruiken in gevallen waarin u een gevestigde zakelijke relatie hebt.
Probeer deze zakelijke briefsluitingen
Wanneer u zich aanmeldt bij uw brief of e-mail, zorg er dan voor dat u een afsluiting gebruikt die overeenkomt met de toon die u hebt gebruikt in de aanhef en hoofdtekst van de brief. Als u bijvoorbeeld de e-mail met een toevallige naam 'Hallo naam' heeft gestart, moet u waarschijnlijk geen formele zakelijke brief sluiten zoals 'Hoogachtend'.
Deze zakelijke briefsluitingen kunnen worden gebruikt in meer formele brieven en e-mails: "Met vriendelijke groet," "Hoogachtend," "Groeten", "Vriendelijke groeten," "Zeer respectvol", "Getrouw de uwe" en "Hoogachtend". van toon is het beste voor organisaties waar formele correspondentie de norm is, of voor documenten van meer formele aard, zoals begeleidende brieven.
Hier zijn een paar afsluitende voorbeelden om te proberen in informele correspondentie: "Bedankt", "Veel dank," "Beste" en "Beste wensen." Dit soort zakelijke briefsluitingen kunnen het best worden gebruikt in bedrijven die een zakelijke informele sfeer hebben, en met mensen met wie u een gevestigde band hebt. Gebruik geen losse toon voor het ondertekenen van belangrijke formele documenten.
