Er zijn verschillende redenen waarom een medewerker mogelijk bewijs nodig heeft dat ze voor u werkt. Meestal is dit omdat iemand - bijvoorbeeld een verhuurder - bevestiging wil dat uw werknemer een baan en een vast inkomen heeft. Buitenlandse werknemers hebben mogelijk een verificatiebrief nodig om een visum te krijgen. Het schrijven van de brief is niet ingewikkeld, zolang je maar voorzichtig bent, geen vertrouwelijke informatie weggeven.
Sjablonen en formulieren
Controleer of uw personeelsafdeling een gestandaardiseerde sjabloon heeft voor verificatiebrieven. Het is een gangbare praktijk, vooral bij grotere bedrijven. De sjabloon maakt het sneller voor de schrijver om te voltooien en HR hoeft zich geen zorgen te maken dat de brief iets verkeerd zegt. Als de brief de werknemer kwalificeert voor een bepaald type overheidsuitkering, kan het betreffende bureau een gestandaardiseerd formulier hebben. Het is aan de medewerker om het formulier in te leveren, waarna u het invult.
Houd het formeel
Een verificatiebrief is niet vriendelijk en het is geen creatief schrijven. Het is puur zakelijk, dus stuur het op het briefpapier van uw bedrijf, geschreven in standaard bedrijfsformaat. Teken het als elke andere zakelijke brief. Een onderwerpregel - "Employment Verification for Jane Doe" - laat de ontvanger het onderwerp weten. De tekst is waar u de ontvanger vertelt dat Jane Doe inderdaad voor u werkt en wat haar salaris is, indien nodig. Bij het schrijven naar immigratie, moet u mogelijk ook details toevoegen over hoe lang ze voor u heeft gewerkt en wat haar taken zijn.
Volg de regels
Neem contact op met uw HR-afdeling, niet alleen over beschikbare sjablonen, maar over procedures die u moet volgen. Het kan bijvoorbeeld een bedrijfsregel zijn dat voordat u iemand personeelsinformatie stuurt, de werknemer dit schriftelijk moet autoriseren. Beperk de brief tot de blote feiten waar u om wordt gevraagd: als de brief niet om salarisinformatie vraagt, verstrek er dan geen. Vermijd off-handed opmerkingen over de persoonlijkheid of de prestaties van een medewerker die terug zouden kunnen komen om je te bijten.
Dingen om op te letten
Verificatieletters klinken routine, maar belangrijke beslissingen - krijgt uw werknemer een appartement of een verzekeringspolis? - kan scharnieren. Gooi niet alleen antwoorden weg: lees de feiten over arbeidsdatums of salaris uit uw bedrijfsrecords voordat u ze op papier zet. (Test de brief voordat je hem verstuurt, of laat HR doen. Als je een salaris van $ 50.000 mist als het salaris van je werknemer $ 60.000 is, kan dit invloed hebben op de vraag of ze het appartement krijgt.
