Volgens de federale wetgeving moeten werkgevers federale inkomstenbelastingen, socialezekerheidsbelastingen en Medicare-belastingen inhouden op de loonstrook van hun werknemers, en socialezekerheids- en Medicare-belastingen betalen. De meeste werkgevers gebruiken het Internal Revenue Service Form 941 om te rapporteren hoeveel ze hebben ingehouden. Daarom worden deze belastingen soms "941 belastingen" genoemd.
Kwartaalretouren
Formulier 941 wordt ook wel de 'Quarterly Federal Tax Return' van de werkgever genoemd. Een werkgever dient een 941 in voor elk kalenderkwartaal; het rendement is altijd verschuldigd een maand na het einde van het kwartaal. Dus voor het kwartaal van januari tot en met maart is het rendement 30 april; voor april tot en met juni is het uiterlijk 31 juli; voor juli tot en met september is het 31 oktober; en de terugkeer voor oktober tot en met december is op 31 januari verschuldigd. Werkgevers kunnen dit op papier of elektronisch indienen.
Formulier 941
Op formulier 941 somt de werkgever het aantal werknemers op die tijdens het kwartaal loon ontvingen, het totale bedrag aan federale inkomstenbelastingen ingehouden op hun loon en het gecombineerde bedrag aan verschuldigde sociale en medische belastingen - zowel het werknemersaandeel als de werkgeversaandeel. Het formulier maakt enkele aanpassingen mogelijk voor zaken als ziekengeld dat door een derde partij wordt vergoed. Ten slotte vermeldt de werkgever hoeveel 941 belastinggeld hij tijdens het kwartaal bij de IRS heeft gestort.
deposito's
Werkgevers kunnen niet wachten tot ze de aangifte indienen om het 941 belastinggeld van het kwartaal naar de IRS te sturen. Werkgevers moeten het hele jaar door regelmatig deposito's storten. Afhankelijk van hoeveel ze betalen in lonen, moeten ze 941 belastingen bij de IRS storten, één keer per maand of elke twee weken. Als de uitstaande 941 belastingen van een werkgever echter $ 100.000 bedragen, moet die werkgever de volgende werkdag overmaken, ongeacht het normale stortingsschema. Als een werkgever tijdens het kwartaal te veel stort, zoals bepaald op formulier 941, kan de werkgever een teruggave aanvragen of het teveel betaalde laten toepassen op het volgende kwartaal. Als het te laag is, moet het het verschil goedmaken als het zijn 941 opslaat; er kunnen boetes en rente van toepassing zijn.
overwegingen
Ondanks de "belastingaangifte" in de naam van het formulier, wordt formulier 941 niet gebruikt om de eigen federale inkomstenbelastingsverplichtingen van de werkgever te melden en te betalen. De werkgever dient hiervoor een afzonderlijke jaarlijkse aangifte in, zoals formulier 1120 voor een bedrijf. Formulier 941 wordt ook niet gebruikt om federale werkloosheidsbelasting of FUTA te vermelden; werkgevers gebruiken formulier 940 voor FUTA-belastingen. Ten slotte kunnen werkgevers met slechts een kleine 941 belastingschuld - $ 1.000 of minder in een jaar vanaf 2011 - mogelijk veel van het papierwerk overslaan en één jaarlijkse aangifte indienen, formulier 944.
