Je zult op bijna elke werkplek een verscheidenheid aan persoonlijkheidstypen vinden. In veel gevallen vullen deze persoonlijkheden elkaar aan en helpen ze de klus effectief en efficiënt te klaren. Er kunnen echter problemen optreden wanneer persoonlijkheden botsen en tot een argument escaleren.
Of u nu direct betrokken bent bij het betoog of een getuige, u wordt mogelijk gevraagd om een verklaring hierover te schrijven. Als u voor deze uitdaging staat, is het noodzakelijk om een professionele brief te schrijven waarin staat dat u een geloofwaardige en verantwoordelijke medewerker bent. Deze brief kan gaan in uw vaste werknemersbestand en is een directe weerspiegeling van u.
Beoordeel de situatie
Noteer notities over alles dat relevant is voor het specifieke incident. Documenteer de namen en rollen van alle betrokkenen, waarom u denkt dat het conflict is begonnen, de voortgang van gebeurtenissen, elke dialoog die werd uitgewisseld, de datum en tijd enzovoort. Wees zo nauwkeurig en gedetailleerd mogelijk. Laat meningen uit deze notities en vertrouw alleen op de feiten.
Begin uw officiële brief
Afhankelijk van het protocol van uw werkplek, kan deze brief onderdeel worden van uw permanente werknemersbestand. Je moet het professioneel houden. Dit begint met het typen van de datum, het overslaan van een regel en het invoeren van de naam, titel, bedrijfsnaam en het bedrijfsadres van uw supervisor. Sla vervolgens een regel over.
Adres je brief
Typ 'Geachte mevrouw / heer (naam):' om uw baas of de HR-professional aan te spreken waarvoor u de verklaring schrijft. Sla een regel over.
Schrijf het lichaam van je brief
Leg aan je leidinggevende of HR-professional die je schrijft een argument uit onder specifieke collega's. Communiceer of u direct betrokken was of een getuige. Presenteer relevante details, inclusief de feiten in de opmerkingen die u eerder noteerde. Tel dit alles op in één tot drie alinea's, te beginnen met de belangrijkste feiten en vervolgens door te gaan met de minder belangrijke feiten. Houd uw mening eruit en val niet aan, beschuldig of spreek geen negatieve mening over collega's.
Schrijf de conclusie van uw brief
Geef een eindevaluatie van het incident en leg een mogelijke oplossing uit, evenals uw bereidheid om de situatie te helpen oplossen.
Onderteken uw brief
Onderteken uw brief met "Oprecht" of een andere professionele begroeting, sla drie regels over en typ uw naam en titel. Onderteken de brief nadat deze is afgedrukt.
Inclusief alle relevante materialen
Als u relevante e-mails of andere materialen hebt die rechtstreeks verband houden met het argument, neemt u ze op in uw verklaring.
