U moet verschillende documenten beveiligen en verzenden wanneer u tegen 1099 aan iemand betaalt. De reeks documenten die u nodig hebt, wordt gebruikt om de identificatiegegevens van de persoon die u betaalt te verifiëren, de 1099 inkomsten van de begunstigde te rapporteren en de informatie die u over de 1099 het formulier.
W-9
Wanneer u een individuele of bedrijfseigenaar vóór 1099 schadeloos stelt, moet u formulier W-9 verkrijgen van de persoon die u betaalt. Formulier W-9 is beschikbaar om te downloaden op de IRS.gov-website en is een identificatieformulier voor de identificatie van de belastingbetaler dat de begunstigde gebruikt om zijn belastingbetalersidentificatienummer te verstrekken, zoals een sofinummer of werkgeversidentificatienummer, zijn adres en zijn belastingbetalerclassificatie. zoals een persoon, eenmanszaak, bedrijf of partnerschap. U kunt de informatie op dit formulier gebruiken om 1099-formulieren uit te geven en een matchrapport voor belastingidentificatie uit te voeren om te zorgen dat het nummer op de W-9 overeenkomt met de naam van de persoon of entiteit die u betaalt. Stuur het W-9-formulier niet naar de IRS tenzij dit wordt aangevraagd door de IRS.
1099 Formulieren
Een 1099 is het IRS-formulier dat u gebruikt om door u uitgegeven betalingen te melden. De persoon die u betaalt, ontvangt een exemplaar van de 1099, de IRS ontvangt een kopie en u bewaart een kopie voor uw zakelijke administratie. Er zijn verschillende soorten 1099-formulieren en degene die u gebruikt, is afhankelijk van het type betaling dat u verstrekt. De meest voorkomende 1099 is het 1099-MISC-formulier, dat wordt gebruikt om niet-werknemer- of contractarbeidcompensatie, huurbetalingen en andere soorten diverse inkomsten te rapporteren. De IRS biedt een lijst met beschikbare 1099-formulieren en hun gebruik op de IRS.gov-website (zie bronnen). Als u papieren 1099-formulieren invult, moet u een voorbedrukt 1099-formulier gebruiken. Druk geen 1099-formulieren af van de IRS.gov-website omdat de IRS-machine die 1099 informatie verwerkt alleen bepaalde inkt leest.
Formulier 1096
Wanneer u 1099-formulieren verstrekt, moet u alle bedragen die u op de 1099s rapporteert, afstemmen op formulier 1096. Formulier 1096 is een overzichtsvel dat u bij de IRS 1099-kopieën moet voegen en als één pakket naar de IRS moet worden verzonden. Als u verschillende soorten 1099-formulieren verstrekt, moet u een afzonderlijke 1096 invullen voor elk type 1099. Formulier 1096 moet worden ingevuld, zelfs als u maar één formulier van 1099 in de loop van het jaar geeft.
Vervaldata
Over het algemeen zijn de meest voorkomende 1099-formulieren, zoals de 1099-MISC, te wijten aan ontvangers op 31 januari en aan de IRS op 28 februari. Afhankelijk van het 1099-formulier dat u moet opgeven, kunnen echter verschillende vervaldatums van toepassing zijn en of u bestanden indient 1099 formulieren met de IRS elektronisch. U moet 1099 formulieren bij de IRS indienen als u gedurende het jaar meer dan 250 1099-formulieren aan ontvangers verstrekt. Elektronische bestanden hebben over het algemeen tot de eerste werkdag in april om 1099 informatie aan de IRS te verzenden, maar ontvangen geen alternatieve datums om 1099-formulieren te verstrekken aan ontvangers, tenzij een verlenging wordt toegestaan door de IRS. Raadpleeg de specifieke instructies voor het type 1099-formulier dat u moet opgeven om de vervaldatums en uitbreidingsinformatie te bepalen.
